Betreff: E-Mails – 7 Tipps gegen das Chaos im Postfach

Von Einladungen zu Festen, Umfragen anderer Studierender, Informationen über Veranstaltungen deines Institutes bis hin zu Neuigkeiten aus der Unileitung. Alles landet in deinem Postfach und es droht überzulaufen. Wie bekommt man das Mail-Chaos wieder in den Griff?

Mit Beginn deines Studiums bekommst du auch wesentlich mehr E-Mails als zu Schulzeiten. Da kann es schnell passieren, dass du einfach abschaltest und deine E-Mails gar nicht mehr beachtest. Dadurch kannst du aber große Probleme bekommen. Wenn zum Beispiel die eine wichtige Mail zur Rückmeldung von dir ignoriert wird und du zwangsexmatrikuliert wirst. Und du das mit der Exmatrikulation nicht mitbekommst, weil du deine physische Post auch ignorierst. Und dich dann nach drei Jahren wunderst, wieso du keinen Abschluss bekommst.

Doch soweit muss es nicht kommen, denn mit diesen sieben einfachen Tipps bekommst du deine Mails schnell in den Griff!

Tipp 1: Mails auf ein Konto weiterleiten.

Falls du mehrere Mail Konten hast, dann beginnst du am besten damit, all deine Nachrichten auf ein Konto weiterzuleiten, sodass du nur einen Posteingang kontrollieren musst. Dazu kannst du dir einfach eine Regel definieren. Je nach Anbieter funktioniert das unterschiedlich, google am besten Mal „DeinAnbieter Mails weiterleiten“, also zum Beispiel: „gmail Mails weiterleiten“ oder „web.de Mails weiterleiten“. Bei der Uni-Mail findest du diese Funktion übrigens unter „Webmail -> Filter -> Weiterleitung“.

Dieses eine Postfach solltest du dann natürlich regelmäßig kontrollieren. Je nachdem wie viele Nachrichten du bekommst und ob diese dringend beantwortet werden müssen, kannst du zum Beispiel an bestimmten Tagen der Woche, oder an jedem Tag zu festen Zeiten, dein Postfach leeren.

Tipp 2: Ordner anlegen.

Foto: Bernard Hermant/unsplash.com

Außerdem empfiehlt es sich eigene Ordner anzulegen. Ich habe die Ordner @Action für sofort zu beantwortende Mails, @WartenAuf für Mails, bei denen noch mit der Antwort gewartet werden muss, zum Beispiel weil noch Infos fehlen, sowie Archiv für Nachrichten, die ich behalten will. Die @ Zeichen sorgen dafür, dass die Ordner auch als Erstes angezeigt werden. Zusätzlich kannst du dir Ordner für bestimmte Themen, wie Mails deiner Arbeit oder von Freunden anlegen. Allerdings verzichte ich darauf, weil man mit den Suchfunktionen Mails von bestimmten Leuten oder mit bestimmtem Betreff sowieso viel schneller findet.

Tipp 3: Posteingang leeren, Mails abarbeiten.

Beim Checken deines Posteingangs verschiebst du dann jede E-Mail einfach in den entsprechenden Ordner. Unwichtige Mails solltest du sofort löschen. So wird dein Posteingang wirklich leer.

Wenn du Nachrichten zu festen oder potentiellen Terminen bekommst, trage sie am besten gleich in deinen Kalender ein. So läufst du nicht Gefahr, diese zu vergessen. Anschließend nimmst du dir den @Action-Ordner vor und beantwortest alle Nachrichten darin. Dies kann natürlich auch zu einem anderen Zeitpunkt geschehen. Zu Beginn empfiehlt es sich natürlich, einmal einen „Frühjahrsputz“ zu machen und alle vorhandenen Mails so zu sortieren.

Auch beim Schreiben von E-Mails gibt es einiges zu beachten.

Zunächst musst du natürlich nicht auf jede Nachricht antworten. Wenn das Beantworten dir weder Vor- noch Nachteile bringt, kannst du es getrost sein lassen.

Tipp 4: Auch auf die Form kommt es an!

Dass du, wenn du doch mal antwortest, eine seriöse Mail-Adresse verwenden solltest, weißt du hoffentlich selbst. Kein Prof wird eine Mail von „physik-übergott@hotmail.com“ beantworten. Schließlich braucht ein „Physik-Übergott“ keine Hilfe.

Außerdem legen manche Lehrende auf eine korrekte Anrede, mitsamt all ihrer Titel, sehr viel Wert. Deshalb ersetzt du vielleicht das „Hi Herr Müller“ durch ein „Sehr geehrter Herr Prof. Dr. Dr. Dr. Müller“ und „Grüße, der Max“ durch „Mit freundlichen Grüßen, Max Mustermann“.

Tipp 5: Kurze, präzise Mails schreiben.

Versuche dich immer eindeutig und kurz auszudrücken, um den Lehrenden möglichst wenig Arbeit beim Beantworten zu machen.  Auch wenn das vielleicht etwas mehr Nachdenken deinerseits erfordert. Dazu gehört natürlich auch ein aussagekräftiger Betreff.

Ansonsten kann es nämlich sein, dass deine E-Mails einfach unbeantwortet bleiben.

Schließlich bekommen Profs etliche Nachrichten am Tag und haben sicher wenig Lust „Anfrage zu der Sache mit der Maxwellgleichung von der Vorlesung 10 vor 5 Wochen“  mit 500 Zeichen Text und 10 mb Anhang zu lesen.

Auf jeden Fall sollte dein eigentliches Anliegen beziehungsweise die wichtigste Info klar zu erkennen sein. Bei Programmen wie Outlook kannst du sie sogar fett hervorheben.

Tipp 6: Korrektur lesen.

Vor dem Absenden liest du am besten noch einmal Korrektur, ob deine Botschaft klar zu erkennen ist. Dabei kannst du gleich noch Rechtschreibfehler korrigieren. Aus eigener Erfahrung kann ich dir sagen, dass es sehr peinlich ist, wenn du anstatt „arbeiten“ „abreiten“ schreibst, oder die Verwaltung um einen „Transporter“ bittest und eigentlich nur deinen „Transponder“ willst. Bei sehr wichtigen Mails liest du am besten erst einen Tag später Korrektur.

Tipp 7: Allgemein anerkannte Kürzel verwenden. 

Schreibst du mit Freunden/-innen oder Kollegen/-innen kannst du natürlich weitgehend auf diese Formsachen verzichten. Wenn deine Nachrichten nicht beantwortet werden müssen, schreib ruhig ein Kürzel wie „fyi“ (for your information) oder „nre“ (no response expected) darunter. Das spart dir und dem Empfänger unnötige Antwortmails. Bei sehr kurzen Nachrichten habe ich den Stil der „Mail-SMS“ für mich entdeckt. Dabei schreibst du die eigentliche Nachricht einfach in die Betreffzeile und schreibst dahinter ein Kürzel  wie „ENDE“ oder „EOM (End of Message)“.  So sparst du dir die Anrede und der Empfänger muss die Nachricht nicht erst öffnen.

Siehst du, ist doch gar nicht so schwer mit den E-Mails, oder? Und da du bis hier gelesen hast, bekommst du von mir sogar noch einen

Bonustipp:

Wenn du auf Rundnachrichten antwortest, schau unbedingt, wem du alles schreibst. Denn nichts ist peinlicher, als der halben Uni eine Mail zu senden, die nur für den einen Absender gedacht war. Und ja, das kommt wirklich vor! So haben schon Studierende ihre Fragen zum Semesterticket aus Versehen an die gesamte Uni verschickt.  

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