Im Detail sind es folgende Dinge die bei der Prüfung von Dokumenten hinsichtlich ihrer Barrierefreiheit immer wieder eine Rolle spielen und die wir etwas klarer und nachvollziehbarer darstellen möchten.

Microsoft-Word

Zur Erstellung von barrierefreien Dokumenten empfiehlt sich nach wie vor die Nutzung von Microsoft-Produkten. Auch wenn LibreOffice nachgelegt hat, sind die Werkzeuge zur Prüfung der Barrierefreiheit vor allem durch das letzte Update auf die Version 2021 der Microsoft-Produkte um einiges verbessert worden. Mit Word kann man mit der aktuellen Version einfache Dokumente fast nahezu perfekt technisch barrierefrei erstellen. Soll daraus eine PDF erstellt werden ist fast keine Nacharbeit (durch das WEB-Team) notwendig. Wie es sich bei komplexeren Dokumenten verhält, werden wir in der nächsten Zeit besser beurteilen können.

Abstände

Hier hat sich die Umsetzung in Dokumenten mittels barrierefreier Ansätze stark verbessert. Hin und wieder werden trotzdem noch Umbrüche und Leerzeilen verwendet um Textteile optisch mit einem Abstand von einander zu trennen. Nutzen Sie bitte hierfür das im Microsoft Word zur Verfügung stehenden Zeilen- und Absatzabstand Werkzeug (Start -> Absatz -> Zeilen- und Absatzabstand-Werkzeug).

Überschriften

Die Hierarchieebenen von Überschriften müssen fortlaufend, beginnend mit der Ebene 1 und lückenlos sein. Im Zweifelsfall kann der Dokumententitel die 1. Überschrift darstellen. Zur Auszeichnung diese bitte die entsprechende Formatvorlage verwenden (Start -> Formatvorlagen).

Ein Beispiel

• Überschrift 1
  • Überschrift 2
    • Überschrift 3
    • Überschrift 3
    • Überschrift 3
  • Überschrift 2
    • Überschrift 3
    • Überschrift 3
  • Überschrift 2
    • Überschrift 3
      • Überschrift 4

Leerzeichen

Leerzeichen nicht zur Einrückung von Text verwenden. Nutzen Sie hierfür Listen oder ein Spaltenlayout. Überflüssige Leerzeichen am Ende von Zeilen entfernen. Um diese einfach ersichtlich zu machen kann man diese mit der Tastenkombination Strg+* anzeigen bzw. auch wieder ausblenden.

Aufzählungen

Ist Ihr Text im Sinn eine Aufzählung, dann verwenden Sie bitte die entsprechende Formatvorlage, auch dann wenn die Aufzählung nur ein Element beinhaltet. Somit ist dieser Text als Element einer Aufzählung navigierbar durch Assistenzsysteme. Vermeiden Sie Bindestriche im Text für die Visualisierung einer Aufzählung. Diese werden vom Screenreader als solche vorgelesen.

Fließtext

Formatieren Sie Fließtext mit 1,2 fachen Zeilenabstand (Start -> Absatz -> Zeilen- und Absatzabstand). Das erhöht die Lesbarkeit und fördert den Lesefluss. Verzichten Sie zudem auf zentrierten bzw. rechtsbündigen Text. Ebenfalls behindert Blocksatz den Lesefluss und erschwert das Arbeiten z.B. mit einer Bildschirmlupe.

Kontraste

Beachten Sie bei der farblichen Gestaltung immer den Kontrast zwischen Schriftfarbe und Hintergrund. Dabei spielt auch immer die Schriftgröße und Schriftart eine Rolle. Mit dem Colour Contrast Analyser (CCA) können dies prüfen. Nach Möglichkeit sollte der Kontrast den Anforderungen der WCAG der Kategorie AAA entsprechen.

Links

Links sind je nach Verwendung des Dokuments unterschiedlich zu erstellen.

Wird das Dokument ausschließlich digital gelesen, kann hier ein sprechender Link verwendet werden und es muss nicht die URL als Text im Dokument stehen. Hier ist unbedingt eine alternative Beschreibung, im Word auch Quickinfo (Einfügen -> Links -> Link -> Quickinfo) genannt, am Link notwendig. Diese wird oft vergessen. Weiterhin ist zu beachten, das der Link nicht auf eine neue Zeile umbricht, ist das nicht zu vermeiden sollte der Link in einem eigenen Absatz stehen.

Wird das Dokument jedoch gedruckt ist der Link komplett in den Text aufzunehmen. Abhilfe bei langen Links kann hier der Kurz-URL-Dienst vom URZ schaffen. Zudem kann es sinnvoll sein diesen Link als QR-Code im Dokument darzustellen. Diesen kann man scannen und z.B. an einem mobilen Endgerät weiter verwenden.

Kopf- und Fußzeilen

Verwenden Sie hierfür die entsprechenden Bereiche im Dokument. Bitte schreiben Sie die Informationen (z.B. Dokumententitel, Autor, Seitennummer, …) von Kopf- und Fußzeilen nicht in den Fließtext. Diese sind dadurch nicht fest positioniert und verrutschen je nach verwendeter Schriftgröße und Schriftart. Zudem werden diese Angaben dann auch jedes mal von einem Screenreader vorgelesen.

Seitenumbrüche

Verwenden Sie die Funktion Seitenumbruch (Einfügen -> Seiten -> Seitenumbruch) von Microsoft Word um bewusst einen Seitenumbruch zu erzwingen. Verschieben Sie den Text nicht mittels Leerzeilen auf die nächste Seite. Je nach verwendeter Schriftart und Größe kann es hier zu Verschiebungen kommen und diese Leerzeilen werden entsprechend durch einen Screenreader vorgelesen.

Fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen

Um Text zu formatieren spricht hinsichtlich der Barrierefreiheit nichts gegen fett, kursiv und durchgestrichen. Unterstreichungen sollten jedoch vermieden werden, da hier Verwechslung en mit Links möglich sind.

Sprache

Bitte kennzeichnen Sie im Text verwendete anderssprachige Wörter mit der entsprechenden Sprache. Beim Vorlesen mittels Screenreader wird dieses berücksichtigt und fördert das Verständnis. Hierzu markieren Sie den Text und wählen in der Fußzeile im Word die entsprechende Sprache. Im Normalfall wird hier Deutsch (Deutschland) angezeigt. Ein Klick darauf bringt andere Sprachen zur Auswahl.