Formatvorlagen

Sollten Sie bereits eine Fomatvorlage haben, die verwendet werden soll, so können Sie das Dokument gleich als neues Dokument aus Formatvorlage erstellen: Datei > Neu > Meine Vorlagen.

Um einem Text eine Formatvorlage zuzuordnen, markieren Sie zunächst den Text, den Sie formatieren möchten und wählen Sie in der oberen Menüleiste zum Beispiel den Punkt „Überschrift 1“, um die Hauptüberschrift auszuzeichnen. Für untergeordnete Überschriften können Sie die Überschrift 2 einsetzen. Sie können sich die Fomatvorlagen auch als seitliche Menüleiste einblenden: Start > Formatvorlagen > Dialogfeld „Formatvorlagen“

Um Abstände zu ändern, markieren Sie den gewünschten Ansatz und Wählen Sie unter „Format“ den Punkt „Absatz“ aus.

Links

Einen Hyperlink fügen Sie über „Einfügen“ > „Link“ ein. Bitte geben Sie bei langen oder kryptischen Links in das Feld „Anzuzeigender Name“ einen Text ein. Für E-Mail-Adressen wählen Sie den Punkt „E-Mail-Adressen“ aus und können neben dem „Empfänger“ zusätzlich einen Betreff eingeben.

Bildbeschriftung und Alternativtexte

Um Abbildung mit einer Bildunterschrift zu versehen wählen Sie „Kontextmenü“ > Beschriftung einfügen. Für den Alternativtext wählen Sie im Kontextmenü > Grafik formatieren > Layout und Eigenschaften > Alternativtext > Beschreibung

Dokumentsprache

Um die allgemeine Dokumentsprache wählen Sie auf der Statusleiste > Sprache (wenn Menü nicht vorhanden: Statusleiste > Kontextmenü > Sprache; wenn Sprache nicht vorhanden: Datei > Optionen > Sprache > Weitere Bearbeitungssprachen hinzufügen)

Bei fremdsprachigen sollten markiert und über die Statusleiste > Sprache geändert werden

Metadaten eingeben

Wählen Sie im Menü „Datei“> Informationen > Eigenschaften. Dort können Sie die Angaben zu Autor und Titel ergänzen. Die Titel sollten nicht zu lang gewählt werden

Barrierefreiheit prüfen

Barrierefreiheit kann in MS Word ohne zusätzliche Plugin automatisch geprüft werden. Dazu gehen Sie auf Datei > Informationen > Auf Probleme überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen. Der integrierte Test auf Barrierefreiheit liefert sinnvolle Hinweise inkl. Lösungen

Barrierefreie PDF exportieren

Damit eine barrierefreie PDF exportiert werden kann, gehen Sie auf Datei > Speichern unter > (gewünschter Zielordner) > Dateityp: PDF. Hier gehen Sie auf „Optionen“ und setzen bei Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit ein Häkchen. Nun können Sie die Datei abspeichern. Der integrierte PDF-Export liefert eine gute PDF-Tag-Ausgabe.

Weitere Anleitungen finden Sie in den Schulungsunterlagen.