Empfehlung: Nutzen Sie zum Erstellen ihrer Dokumente vorzugsweise MS Office Software und achten Sie beim Erstellen eigener Formatvorlagen auf die richtigen Einstellungen der Strukturangaben.
Um ein Dokument zugänglich zu gestalten sollten folgende Punkte berücksichtigt werden
Formatvorlagen verwenden und damit das Dokument strukturieren
Damit Blinde erkennen, dass ein Stück Text eine Überschrift, eine Liste oder eine Tabelle ist, muss diese Information für sie hinterlegt werden. Dazu werden Formatvorlagen verwendet.
Wichtig ist, dass Sie die Formatvorlage verwenden, unabhängig davon, wie die Überschrift visuell aussieht. Sind Sie mit dem Layout der Formatvorlage nicht zufrieden, können Sie das Layout nachträglich ändern. Bitte beachten Sie, dass horizontale und vertikale Abstände nicht über Leerzeichen oder – zeilen erreicht werden dürfen, sondern über Tabs und Abstände.
Bitte auf klare undeinheitliche Strukturen achten!
Links
Hinterlegen Sie Links immer mit einem Hyperlink. Für sehr lange oder kryptische Hyperlinks sollten sinnvolle Beschreibungen notiert werden, die dann als Linktext verwendet werden. Bei E-Mail-Adressen kann zusätzlich ein Betreff hinterlegt werden.
Alternativtexte für Bilder vergeben
Bilder müssen einen Alternativtext bekommen, der beschreibt, was darauf zu sehen ist. Zudem sollte eine Bildunterschrift erstellt werden. Für eine bessere Lesbarkeit wird diese möglich über das Bild positioniert.
Kontraste beachten
Damit auch sehbehinderte Menschen die Möglichekit haben alle Informationen wahrzunehmen, gibt es Vorgaben für Kontrastwerte zwischen Vordergrund (z.B. Schrift) und Hintergrund. Für Schrift muss bei bestimmten Kontrasten eine gewisse Schriftgröße beachtet werden. Die zu erreichende Komformität ist WCAG Level AA.
„WCAG 2.0 Level AA benötigt mindestens eine Kontrastrate von 4.5:1 für normalen Text und eine Kontrastrate von 3:1 für größen Text.“ (übersetzt aus: Online-Checker vom WebAIM).
Nutzen Sie zum überprüfen z.B. den Color Constrast Analyser (freie Software) oder den Online-Checker vom WebAIM.
Dokumentsprache festlegen
Damit Blinden das Dokument in der richtigen Sprache vorgelesen wird, legen Sie die Sprache des Textes fest. Formatieren Sie Begriffe in Fremdsprachen im Dokument in der jeweiligen Sprache, damit der Text korrekt ausgegeben wird.
Metadaten zum Dokument (Titel und Autor sind Pflicht)
Legen Sie den Titel des Dokuments sowie einige Schlüsselwörter in den Metadaten an. Das erleichtert das Auslesen im Datei-Explorer.
Barrierefreiheit mit Tool prüfen (optional)
Zum Schluss können Sie das fertige Dokument mit Hilfe eines integrierten Tools überprüfen. Bitte beachten Sie die generellen Begrenzungen automatischer Prüftools. Ein solches Tool kann nicht erkennen, ob ein Text eine Überschrift sein sollte Es kann lediglich erkennen, ob ein Bild keine alternative Beschreibung hat und ähnlich automatisch erkennbare Probleme.
Barrierefreie PDF exportieren
Speichern Sie nun das Dokument im verwendeten Programm und nicht in einem Externen als strukturierte PDF/A ab.