Dokumentation Leiter*in Webteam

Inhalt.

Als erstes muss man in die Gruppe ub-admin eingetragen werden. Bitte bei Herrn Trapp melden und die gleichen Rechte und Gruppen anfordern wie bisher bestanden

Aufgaben

Alle Aufträge für die Bearbeitung kommen über das Ticketsystem OTRS. Die Abarbeitung wird durch das gesamte Team vorgenommen. Folgende Aufgaben sollte der Teamleiter übernehmen:

  • Kontrolle, ob Tickets zeitnah abgearbeitet werden
  • Neue Seiten erstellen und konzipieren
  • Formulare
  • Alle was nicht einfaches HTML ist
  • PDFs für die Barrierefreiheit
  • Stichprobenartige Kontrolle der Ergebnisse, da häufig Fehler entstehen
  • Mitarbeit in Projekten
  • Schulung des Webteams bei Neuerungen

TIPP: Alle eigenständigen Änderungen vorab mit den inhaltlich verantwortlichen oder mit dem ÖA Team absprechen.

Datenbanken und Zugänge

Zugänge zu Datenbanken liegen unter: /afs/tu-chemnitz.de/ubc/libero/SYS_BIBL/ZUGANG

Es gibt folgende Zugänge für Datenbanken:

  • publ_db -> Univerlag (Postgres)
  • db_arbeitsplaetze -> Arbeitsplätze (MySQL)
  • db_veranstaltungen -> Veranstaltungen (Postgres)
  • db_experten Book a Librarian (MySQL)
  • db_dc -> Digitale Sammlung (Postgres)
  • db_quiz -> Für einen Quiz-Baukasten (MySQL)
  • tugeschichte -> Uniarchiv (MySQL)

Der Schlüssel für das Geheimnis ist für alle Ordner im Bereich der UB gültig und liegt in der Datei: schluessel_web.

Geheimnis erstellen für das Verwenden von schreibenden Passwörtern über: https://www.tu-chemnitz.de/urz/www/sectoken.html

Passwörter

Wichtige Zugänge mit Passwort und Benutzername liegen unter: /afs/tu-chemnitz.de/ubc/libero/SYS_BIBL/ZUGANG

Für einige Dinge sollten eigene Accounts angelegt werden:

Webbereich

Der Webbereich liegt unter: /afs/tu-chemnitz.de/www/root/ub

Im Ordern dokumente befinden sich der Großteil der PDFs. Dort gibt es auch einen Ordner intern. Diese Dokumente sind mittels Shibboleth nur für Mitarbeiter der UB zugänglich.

Unter images sind Bilder angelegt. Alle Mitarbeiter können hier lesesend zugreifen. Unter seitenbilder sind Bilder abgelegt, die auf den Webseiten verwendet werden. Hier sind je Menüpunkt ein weiterer Ordner. Diese Struktur sollte beibehalten werden.

Die Icons für die Hover-Boxen sind unter icons abgelegt.

TU Design -> TUCAL

Alle Informationen unter: https://www.tu-chemnitz.de/urz/www/tucal.html

Hinweis: Wenn möglich direkt über einen Editor ändern und nicht über das Autorensystem.

Header UB

Der header, also das Logo und der Suchschlitz wird durch die PHP-Datei header.php im Stammverzeichnis erstellt und wird immer nur eingebunden. Sie ist sowohl für Deutsch als auch für Englisch gültig.

Die Funktion zum Einbinden benötigt den Typ der Seite, sowie die notwendigen Angaben zum Titel. Bleibt der Typ leer, wird nur der Suchschlitz eingebunden. Das wird nur auf der Startseite verwendet.

Typen:

  • page -> Seite auf der ersten Menüebene
  • subpage -> Seite auf der zweiten Menüebene
  • submenupage -> Seite auf der zweiten Menüebene einer Unternavigation, siehe Open Access

Die Funktion wird immer oben in jede Seite eingebunden, gefolgt von einem div mit der class „ub-main“.

CSS und JS

Es gibt je eine zentrale css- und js-Datei im Stammverzeichnis (ubstyle.css, ub.js). Hier sind alle zusätzlichen allgemeinen Regelungen zu den UB-Webseiten erfasst. Diese Dateien werden innerhalb der config.inc im Stammverzeichnis eingebunden. In einigen Unterverzeichnissen gibt es aber auch noch separate Dateien. Diese werden unterhalb des TUCAL-Headers in der jeweiligen Datei eingebunden.

Öffnungszeiten

Werden über das Tool: https://www-apps.hrz.tu-chemnitz.de/tucopen/ gepflegt. Zugriff zur innerhalb des TU Netzwerkes.

Informationen zur Einbindung und zum Ändern von Öffnungszeiten unter: https://www.tu-chemnitz.de/urz/www/oeffnungszeiten.html

Zentrale Dateien für Formular mit E-Mail-Versand

Es gibt unter /ub/FUNC mehrere generelle PHP-Dateien, mit denen man einfach Formulare erstellen kann. Diese werden unterhalb des TUCAL-Headers eingebunden. Es gibt separate Dateien für E-Mail Formulare mit Anhang und für E-Mail Formulare mit HTML-E-Mail.

Beispiele sind zum BSP:

https://www.tu-chemnitz.de/ub/service/auskunft-beratung/mail.html

https://www.tu-chemnitz.de/ub/service/arbeiten-lernen/arbeitsplaetze/formular.php

Das Formular mit Anhang wird derzeit nicht verwendet.

Unterschiedliche Formulare

  1. Formulare mit Ticketversand

Einfaches Formular, welches eine E-Mail an das Ticketsystem schickt. Hierfür die Standard Formulardatei einbinden.

BSP:

https://www.tu-chemnitz.de/ub/service/auskunft-beratung/mail.html

  1. Formulare mit HTML E-Mail-Versand

Hierfür wird die Formular-Datei mit dem Zusatz HTML eingebunden. Im Text kann nun HTML eingebunden werden. Dieses kann auch als OTRS E-Mail oder allgemein genutzt werden.

  1. Formulare mit Zählung z.B. für Anmeldungen

Hier entweder das Standard-Formular oder HTML-Formular einbinden. Zusätzlich wird bei jedem Absenden des Formulars eine txt Datei beschrieben. Die hinterlegte Zahl wird mit 1 addiert und neu gespeichert.

Wichtig! Schreibrechte auf dem Server beachten für die txt-Datei.

BSP: https://www.tu-chemnitz.de/ub/kurse-und-e-learning/datev/anmeldung.php

  1. Formulare mit Datenschutzbestätigung

Hier entweder das Standard-Formular oder HTML-Formular einbinden. Zusätzlich gibt es eine Datenschutz-HTML, die zuerst angezeigt wird. Hat man diese bestätigt, wird das Formular geladen.

BSP. https://www.tu-chemnitz.de/ub/openscience/veranstaltung/anmeldung.php

  1. Formulare mit Datenbankanbindung

Zusätzlich gibt es aktuell 2 Formulare, die Datenbankinformationen einbinden.

  • Book a Librarian

Hier werden die Informationen zu freien Terminen, sowie zu dem Ansprechpartner aus der Datenbank ermittelt. Ist ein Termin gebucht, wird dies ebenfalls beim Absenden in die Datenbank geschrieben. Es werden keine Nutzerdaten erfasst.

Es gibt zusätzlich einen Admin. Dieser ermöglicht das managen und eintragen von Terminen. Je nach festgelegten Rechten in der DB nur für die Person selbst oder für alle.

Die PHP Dateien liegen im Web-Ordner von Book a Librarian.

  • Arbeitsplatzreservierung

Hier werden alle getätigten Buchungen erfasst. Die Daten sind:

  • Zeitstempel der Reservierung
  • Datum der Reservierung
  • Tag- oder Wochenbuchung
  • Platznummer
  • E-Mail-Adresse
  • Name bei Externen

Mittels php Scripten werden erst die Daten ausgelesen, um zu überprüfen, ob noch freie Plätze vorhanden sind (read_dates.php) und nach Absenden der Buchung werden die Daten in die Datenbank geschrieben (write_dates.php). Hier erfolgt eine weitere Prüfung der Daten.

Alle Grunddaten sind in der Datei default.php. dazu gehören die z.B. die Anzahl der verfügbaren Plätze, Sperrtage etc. Diese wird dann jeweils überall eingebunden.

Es gibt zusätzlich einen Admin. Hier werden 3G Nachweise für Wochenbuchungen erfasst, sowie die Anwesenheit der Tagesbuchungen. Zusätzlich können:

  • Buchungen storniert
  • Alte Datensätze gelöscht werden
  • NichtanwesendeTagesbuchungen gelöscht werden
  • Filtern der Liste nach E-Mail und Datum
  • Alte Reservierungen finden
  • Stornierte Daten wiederherstellen
  • Nachweise und Anwesenheit zurücksetzen
  • Konfigurationsdaten anzeigen lassen

Die Funktionen sind im admin.php hinterlegt.

Die Buchung ist für TU-Angehörige und Externe Nutzer einer anderen Hochschule.

Die Erfassung der Buchungen erfolgt getrennt in zwei separaten Tabellen.

Für die Bearbeitung sind die Dateien so programmiert, dass wenn man sie in einen Unterordner test*/ kopiert trotzdem die richtigen Pfade zu den Dateien haben und anzeigen, dass es sich um eine Testversion handelt. Zum Live stellen müssen diese dann nur noch wieder zurück kopiert werden. Aktuell ist der Unterordner test leer und der Ordner test2 enthält noch die Änderungen aus dem letzten Update vom 09.02.2022. Dieser kann dann ebenfalls geleert werden.

Diese umfasst die Dateien: formular.php, formular.php.en, default.php, read_dates.php, write_dates.php.

Verlag

Die Seiten des Verlages werden vorrangig durch Frau Konrad bearbeitet. Hier findet eine Datenbank mit allen Verlagspublikationen Anwendung. Diese wird durch die Verlagsmitarbeiter selbst gepflegt und bearbeitet.

Mittels PHP wird diese ausgelesen und für das Verlagsprogramm als auch für das Karussell auf der Startseite genutzt.

Bibliographie

Die Dateien zur Bibliographie finden sich unter: /afs/tu-chemnitz.de/ubc/libero/OPUS/uni_bibliographie und die Test-Version unter: /afs/tu-chemnitz.de/ubc/libero/OPUS/uni_bibliographie.test

Inhaltliche Anpassungen, sowie neue Seiten nur in Absprache mit Ute Blumtritt.

Die technische Betreuung hat Holger Trapp.

Es wird durch den Fachbereich Informatik im Rahmen des Projektes „Forschungsdatenmanagement“ an einer neuen DSpace Bibliographie gearbeitet. Hier ist Ute Blumtritt und Holger Trapp mit eingebunden.

Für das Auslesen der Daten steht ein offener Zugang zur MariaDB zur Verfüng, die auch ub-intern genutzt werden:

  • Eigene Publikationen (Kontakt & Wir -> Publikationen)
  • Open Access (Publikationsfonds -> geförderte Publikationen)
  • Auswertung in der Bibliometrie

Daten geförderte Publikationen -> Open Access

Die Daten für die Publikationen werden live aus der Bibliographie abgefragt. Dazu wird eine einfache txt Datei geführt, in der die OPUS IDs der geförderten Publikationen erfasst werden. Diese werden uns durch Frau Blumtritt regelmäßig mitgeteilt.

Zusätzlich gibt es ein Feld was abgefragt wird, um eventuell abweichende Förderjahre korrekt zu erkennen. Der Inhalt des Feldes ist mit Frau Blumtritt abgesprochen und im SQL Befehl ersichtlich. Normalerweise wird das Erscheinungsjahr als Förderjahr angenommen.

Der Autor der die Kosten enthält wird erster Autor. Falls es hier mal Probleme gibt, Rückmeldung an Frau Blumtritt um die Kosten zu kontrollieren oder selbst mit dem Lesezugriff in der Bibliographie nachsehen. Daten siehe Bibliographie.

Verwendung von JSON Dateien

Auf folgenden Seiten werden einfache JSON-Dateien verwendet:

  • Literarisches Quintett
  • Schenkungen
  • E-Book-Sammlung
  • Interaktive Chronik
  • Fachportale

Das Auslesen erfolgt jeweils mittels PHP.

Zugriffskontrolle mittels Shibboleth

Alle Informationen stellt das URZ bereit: https://www.tu-chemnitz.de/urz/www/auth/wtc.html

An den jeweiligen Punkten sind immer .htaccess Dateien hinterlegt.

TIPP: Die per Shibboleth bereit gestellten Daten lassen sich mittels Server-Variablen auslesen. Das nutzen wir vor allem bei geschützten Formularen um E-Mail-Adressen und Namen bereits zu erfassen. Das Erfassen der E-Mails ist datenschutz-technisch besser, da keine Validierung notwendig ist.

Es gibt in der Formular-Funktion eine Funktion server_var(); mit der man direkt auf einzelne Variablen zugreifen kann.

Die Benutzernummer der UB ist leider nicht ermittelbar.

Barrierefreiheit

Barrierefreiheit für den kompletten Webbereich ist gesetzlich festgelegt. Das betrifft vor allem die Webseiten, sowie alle Dokumente die sich in unseren Webbereich befinden. Besonders problematisch sind PDFs.

Auf den Seiten der TU Chemnitz gibt es ausführliche Informationen: https://www.tu-chemnitz.de/tu/inklusion/barrierefreiheit.html

Zusätzlich gibt es eine OPAL Gruppe für das Netzwerk Barrierefreiheit. Diesem sollte beigetreten werden: https://bildungsportal.sachsen.de/opal/auth/RepositoryEntry/27566866446?3

Hier gibt es viele Informationen und Schulungsangebote. Zudem gibt es egelmäßige Sprechstunde zum Thema „Web und barrierefreie Dokumente“ immer donnerstags von 11.00 bis 12.00 Uhr (Fragen klären und gemeinsame Bearbeitung von PDF-Dokumenten möglich): Link zur Online-Sprechstunde

Weiterhin verfügt die TU Chemnitz über eine Lizenz für die Software Siteimprove, die einem bei der Prüfung der Webseiten unterstützt und einen durch die Korrekturen führt. Bei Herrn Dombeck kann ein Zugriff beantragt werden: uwe.dombeck@hrz.tu-chemnitz.de

Interne Festlegungen zu PDFs:

  • Alle Dokumente, die nach 2019 entstanden sind und im öffentlichen Webbereich verlinkt sind, müssen dem Standard PDF/UA WCAG entsprechen. Daher darf kein neuen Dokuement eingestellt werden, dass nicht dem Standard entspricht. Zu prüfen ist dies mit dem aktuellsten PAC, aktuell PAC 2021: https://pdfua.foundation/de/pdf-accessibility-checker-pac
  • Alle internen Dokumente, die nur unter Interna verlinkt sind müssen zugänglich sein. Zu prüfen ist dies auch über den PAC -> Screenreaderansicht (hier muss langfristig auch PDF/UA angestrebt werden). Sollte der Aufwand vertretbar sein, möglich gleich PDF/UA.

Die Bearbeitung der PDFs erfolgt mit Adobe Reader Professional. Eine Lizenz kann beantragt werden bzw ist über den Terminalserver Bartoli verfügbar. Zugriff bei Herrn Trapp beantragen.

Vorgesehen ist, dass eine bereits angelernte SHK die Bearbeitung übernimmt. Die Einstellung ist aber erst möglich, wenn die Inklusionsmittel verfügbar sind.

Hilfestellung:

IK Online

Der Online-Kurs wurde im Rahmen eines Deutsch-Tschechischen Projekts überarbeitet. Ziel war es anderen Einrichtungen das Modul zur Verfügung zu stellen. Daher gibt es sowohl eine normale Bootstrap-Optik und durch einstellen eines Parameters eine TUC Ansicht.

Das Modul ist an das Layout der TU Chemnitz angelehnt aber unabhangig.

Dazu wird der Code mittels Gitlab bereitgestellt: https://gitlab.hrz.tu-chemnitz.de/ubc/ikonline

Hierfür ist der Code lokal ebenfalls in einem Git und wird dann ins Gitlab gezogen. Hier müssten die Zugriffsrechte noch geklärt werden.

Es wäre gut, wenn gemachte Änderungen wieder ins Gitlab übernommen werden.

Das Modul ist dreisprachig, wobei die tschechische Version nicht mehr aktualisiert wird.

Inhaltlich ist Carolin Ahnert und Juliane Trautmann die Ansprechpartnerin.

Lena E-Learning Tool für Schüler

Diese wird gerade neu gestaltet mit Blick auf die Zielgruppe Generation Z. Die Module 4 und 5 sollen es möglich machen zwischen 2 Themenbereichen zu wählen. Das müsste dann noch umgesetzt werden. Hier muss dann auch das Seitenmenü mit einbezogen werden.

Die Bearbeitung liegt unter https://www.tu-chemnitz.de/ub/kurse-und-e-learning/elearning/schueler/lena2

Zudem fehlen noch kleine interaktive Elemente wie Quiz etc. Es gibt ein BSP, welches erst mal nur provisorisch programmiert worden ist.

https://www.tu-chemnitz.de/ub/kurse-und-e-learning/elearning/schueler/lena2/google.html

Zudem soll es am Ende ein Quiz geben. Dafür liegt unter https://www.tu-chemnitz.de/ub/katrin_test/quiz_temp/ein Entwurf für einen Quizbaukasten. Die Daten liegen dazu in einer Datenbank und das Scipt baut dann das Quiz zusammen und bietet eine Auswertung und den Ausdruck eines Zertifikats.

Ist noch nicht ganz fertig. Die Datenbank ist db_quiz.

Die inhaltliche Verantwortung liegt beim IK-Team unter Leitung von Frau Ahnert. Sie gibt den Zugriff auf die Dokumente in der Cloud frei.

Standortkarte

Die Standortkarte liegt unter map/Universitätsbibliothek.

Sie basiert grundsätzlich auf einem Grundplan (jpg) und einzelnen SVG Pfaden, die mittel Javascript angezeigt werden.

Die verwendeten Javacript-Bibliothken sind nicht mehr die aktuellsten aber die Funktion ist dadurch nicht eingeschränkt.

Die Daten und die SVG Pfade sind in einer json Datei erfasst (je eine dt und engl.). Die Auswertung erfolgt dann mittels Javascript.

Die SVG Pfade können mit Hilfe eines Editors erstellt werden (siehe https://blog.hrz.tu-chemnitz.de/ubintern/informationen-2/computer-technik/interaktive-standortkarte/) oder manuell erstellt werden. Die Pfade über den Editor sind meistens sehr ungenau.

Sonderfälle und Angaben mit Umlaute werden durch das Javascript gesondert behandelt bzw. intern umgeleitet. Dazu die Scripte und die json Datei ansehen.

Aktuell ist die Karte weder barrierefrei noch wirklich mobil fähig. Es sollte durch Studenten der Medieninformatik eine neue Karte erstellt werden aber das Projekt ist leider irgendwo gestorben. Daher verwenden wir weiterhin die veraltete Karte.

Siehe Projektideen!

Veranstaltungen

Für Veranstaltungen gibt es eine Webschnittstelle zu einer Datenbank unter: https://www.tu-chemnitz.de/ub/webteam_tools/veranstaltung/

Hier werden alle Veranstaltungen erfasst und dann je nach Typ an den richtigen Stellen auf der Webseite angezeigt. Das Auslesen übernimmt das PHP Script: /ub/kontakt-und-wir/veranstaltungen/veranstaltungen.php

Hinweise:

  • Der Kurs Fit for Bib ist „Literaturrecherche“
  • Bei englischsprachigen Veranstaltungen die Sprache anpassen
  • Bei Zotero Kursen wird kein Infotext benötigt

Das Anmeldeformular liegt unter /ub/kurse-und-e-learning/fuehrung-schulung/anmelde.php. Sollte es Veranstaltungen geben, die nicht Zotero, Fit for Bib oder Crashkurs Wiwi sein, muss das für die neue Veranstaltung noch bearbeitet werden, da sonst nur die Cororna Info kommt. Übergabe wird mittels GET-Variable realisiert.

Es ist vorgesehen, dass es zwei Termine für den Fit for Bib Kurs gibt. Hier bitte die richtige GET-Variable in der Anmeldung angeben.

Das korrekte Datum für den Kurs wird immer aus der Datenbank gezogen.

Das Formular und die Abfrage und Auswertung der Datenbank kann gerne mal ein Update erhalten, da es immer nur weiter zusammengestückelt wurde. Siehe hier auch Projektidee „Veranstaltungen und Aktuelles“

Digitale Sammlung

Die Daten für die Digitale Sammlung stammen alle aus dem Landesdigitalisierungsprogramm und liegen auf den Servern der SLUB Dresden.

Die Digitale Sammlung war der Versuch eine Präsentation unserer Digitalisate zu schaffen ohne auf die Software Kitoto.Presentaion zurückzugreifen. Der Grund war, dass kein Typo3 existierte und es niemanden gab, der das umsetzen wollte.

Der Ablauf ist:

  • Holen der Daten mittels OAI – Schnittstelle und ablegen als XML (Cronjob)
  • Auslesen der XML und einlesen in eine eigene Datenbank (Cronjob)
  • Auslesen eines Bildes und lokales ablegen (Cronjob)
  • Manuelle Zuordnung der Datensätze zu eigenen Sammlungen
  • Auslesen der Datenbank mittels PHP und erstellen der Webseite

Die Dateien liegen unter: /afs/tu-chemnitz.de/www/root/ub/projekte-und-sammlungen/sammlungen/digitale_sammlung

Unter datenbank liegen die Dateien für den Cronjob.

Das funktionierte für den Anfang sehr gut aber die ständige Weiterentwicklung der Schnittstelle und zunehmender Problem bei der Suche, wurde die Seite lange nicht mehr bearbeitet, da der Aufwand sehr hoch gewesen wäre.

Zudem erfasst aktuell niemand mehr die Sammlung manuell und der Cronjob läuft aktuell auch nicht mehr.

Siehe Projektidee!!

Literarisches Quintett

Die Webseite für das Literarische Quintett liegt zwar ebenfalls im ub-Ordner, ist aber unter offiziell unter der Adresse tu-chemnitz.de/literarisches-quintett erreichbar.

Es ist eine völlig eigenständige Seite.

Die Veranstaltungen sind in einer JSON Datei erfasst und werden mittels PHP ausgelesen.

Konzeptidee neue Seiten

Die Idee hinter den neuen Seiten ist eine bessere Übersichtlichkeit und ein modernes Design. Die bisherigen Index-Seiten sollen durch Übersichtsseiten inklusive Hover-Boxen ersetzt werden. BSP: BIB4U

Zudem sollen zusätzlich im Menü Unterpunkte erfasst werden, sodass eigentlich jede Seite im Seitenmenü erfasst ist. Da es aber immer nur 2 Ebenen geben kann (CD), ist es notwendig, dass einzelne Bereiche eigenständige Seitenmenüs erhalten.

Sukzessive sollen alle Seiten der UB in diesem Design erstellt sein.

Zusätzlich gäbe es die Option mittels eines Tools die Startseite in gleichen Design wie das Studi-Portal zu erstellen. Die Aufteilung der Kacheln in Quadrate wäre möglich, es gäbe aber eine zusätzliche Aufklappfunktion.

Zugang zum testen des Tools könnte über Herrn Dombeck erfolgen.

E-Mail Listen

Der Zugang und die Passwörter zu den E-Mail-Listen sind unter: /afs/tu-chemnitz.de/ubc/libero/ADMIN/CACHE_TOOLS/MAILINGLISTEN_UB

Aufgaben sind das Ein- und Austragen, sowie eventuell das Freigeben von E-Mails.

Neue Listen können über das IDM-Portal erstellt werden (https://www.tu-chemnitz.de/urz/mail/list/neu.html )

Projektideen

  • DB für Aktuelles und Veranstaltungen mit intuitiver Webschnittstelle, die vielleicht alle Mitarbeiter nutzen können
  • Standortkarte auf einen neuen Stand bringen von der Programmierung (barrierefrei und mobilfähig)
  • Neustart des Projektes TU Geschichte zusammen mit dem Archiv
  • Überarbeitung der Seite Digitale Sammlung
    • Eventuell unter Nutzung des TYPO3 Plugins von Kitodo

Nützliche Links