Von wegen schöne Bescherung: Einschränkungen im E-Mail-Verkehr

Es gibt derzeit leider Einschränkungen beim Versenden von E-Mail. So werden E-Mails an Empfänger bei Hotmail, outlook.com oder live.com (und ggf. weiteren Microsoft-Angeboten) nur unzuverlässig zugestellt. Ursache ist, dass die Server dieser und anderer Anbieter die Annahme von E-Mail aus der TU Chemnitz ablehnen, weil in den vergangenen Tagen Spam-Mails über uns versendet wurden.

Update 17.01.: Wir haben endlich Kontakt zu Microsoft herstellen können. Die Mails fließen aktuell wieder in Richtung hotmail, outlook und Co.
„We have investigated your IP […] and have applied required mitigation for your deliverability problem. Please wait for 24-48hrs for the mitigation to take effect.“

Was ist passiert?

Über Weihnachten und Silvester wurde über die E-Mail-Accounts einiger TU-Benutzer versucht, Hunderttausende dubioser E-Mails in die Welt zu schicken. Leider haben unsere automatischen Spamschutz-Mechanismen diese nicht erkannt, sodass eine große Anzahl Spam von unseren Mail-Servern an Nutzer in aller Welt ging. Erst durch unsere manuellen Eingriffe (Sperren der missbrauchten Accounts) konnte das gestoppt werden.

Damit hat sich jedoch die Glaubwürdigkeit unserer Mail-Server bei anderen E-Mail-Anbietern massiv verschlechtert. Aufgrund dieses Reputationsschadens verweigern einige Empfänger die Annahme aller E-Mails aus der TU Chemnitz, sodass die E-Mails an den Absender zurückgesendet werden. Die E-Mail-Admins im URZ versuchen, dass unsere Mail-Server von den Sperrlisten entfernt werden. Leider ist dies insbesondere bei den Microsoft-Diensten sehr schwierig und aufwändig. Gleichzeitig kann es passieren, dass die E-Mail-Adresse des TU-Benutzers in die Sperrlisten kommt und man sich den Ruf beschädigt.

Die Ursache

Wie konnte es jedoch dazu kommen, dass E-Mail-Accounts von TU-Benutzern für den Massenversand dubioser E-Mails missbraucht wurden? In Gesprächen mit Betroffenen kristallisierte sich heraus, dass eine am 18. und 19. Dezember an über 50 TU-Angehörige versendete E-Mail der Ausgangspunkt war (eine Vielzahl derartiger E-Mails wurde übrigens abgewiesen). So sah diese E-Mail aus:

Bei einigermaßen aufmerksamem Lesen fällt hoffentlich jedem auf, dass diese vor merkwürdigen Formulierungen und Schreibfehlern strotzende E-Mail nicht glaubwürdig sein kann. Der Absender @tu-clausthal.de sollte zudem stutzig machen, ebenso fehlt eine konkrete Anrede und eine digitale Signatur, die vergleichbare E-Mails aus dem URZ kennzeichnen. Das TU-Logo soll freilich Vertrautheit schaffen, es deutet darauf hin, dass diese E-Mail gezielt an die TU-Benutzer gesendet wurde. Wie verhält man sich hier richtig? Genau, E-Mail löschen, im Zweifelsfall beim URZ nachfragen → URZ-Nutzerservice. Oder man wendet sich an Kollegen, von denen sicher jemand weiß, dass man sich die Speicherplatzbelegung seines E-Mail-Postfaches im → Identitätsmanagement ansehen kann. Informieren kann sich jeder auf unserer Webseite „Phishing: Versuchter Datenklau per E-Mail“ – mit interaktivem Selbsttest „Vertrauen Sie diesen E-Mails?“.

Diese Nachricht ist eine sogenannte Phishing-Mail, die Empfänger verleiten soll, Geheimnisse preiszugeben – in diesem Fall Login und Passwort. Dazu sollte der Empfänger auf den Knopf „Loslegen“ klicken. Danach öffnete sich folgende Webseite:

Auf den ersten Blick ist das die Login-Seite unseres Webmail-Zugangs. Hier sollte man sich immer in der Adresszeile vergewissern, dass da https://mail.tu-chemnitz.de/ steht und nicht wie in diesem Fall eine völlig andere Adresse. Allerspätestens hier sollten die Alarmglocken schrillen, damit Sie auf so einer Seite keinesfalls Ihre Accountdaten, d. h. Loginkennzeichen und Passwort eingeben. Denn sonst gelangen Daten in die Hände von Kriminellen. In diesem Falle haben einige TU-Benutzer tatsächlich ihre Daten preisgegeben. Was passierte: Login und Passwort wurden binnen weniger Stunden zum Massenversand von dubiosen E-Mails benutzt. Wir können nicht ausschließen, dass die so gewonnenen Zugangsinformationen auch für andere Machenschaften benutzt wurden, sei es zum Zugriff auf E-Mails oder auf Daten.

Was kann jeder tun?

• Nehmen Sie diese Vorfälle ernst!
• Vor dem Klicken oder Eintippen überlegen! Sobald der leiseste Zweifel besteht, nachfragen.
• Nicht in Hektik agieren, wenn es um Ihre Daten geht!
• Sprechen Sie mit Ihren Kollegen und Mitstudenten über die Problematik! Weisen Sie insbesondere fremdsprachige Kollegen darauf hin, die durch den Einsatz automatischer Übersetzungswerkzeuge einen weniger auffälligen Text erhalten. Der Schutz von Daten und der E-Mail-Infrastruktur hängt davon ab, dass jeder einzelne Sorgfalt walten lässt.

Was aber, wenn man in die Falle getappt ist, und das erst merkt, wenn die Daten abgesendet wurden? Wichtigste Aktion: Ändern Sie schnellstmöglich Ihr URZ-Passwort! TU-Webseite aufrufen, in der obersten schwarz hinterlegten Zeile auf „Anmelden“ klicken, am Web-Trust-Center anmelden, dann oben auf „Mein Profil“ klicken. Im Identitätsmanagement finden Sie dann links den Punkt „Passwort ändern“.

Ohnehin sollte jeder TU-Benutzer sein URZ-Passwort regelmäßig ändern. Wir empfehlen mindestens einmal im Jahr. Der Jahresanfang ist ein guter Zeitpunkt dafür, finden Sie nicht auch? → Passwort ändern

Weitere Schutzmaßnahmen für E-Mail

Aufgrund der Vorfälle, die den Ruf der TU Chemnitz geschädigt haben und den E-Mail-Verkehr beeinträchtigen, müssen wir die E-Mail-Infrastruktur weitergehend technisch absichern. Wir werden sogenannte Ratelimits einführen, also Maximal-Kontingente für den Versand von E-Mails. Das bedeutet, dass ab einer gewissen Menge pro Zeiteinheit versendeter E-Mails die Annahme verweigert wird. Dazu haben wir erste vorsichtige Schritte unternommen, über die wir gesondert informieren werden. Unser Ziel dabei ist: Bestmöglicher Schutz vor Angreifern bei minimaler Einschränkung für den regulären E-Mail-Versand.