TUCmessages – Aktueller Stand im Pilotbetrieb

Seit der Einführung unseres Chat-Dienstes TUCmessages im Jahr 2020 ist die Anzahl der Nutzerinnen und Nutzer und auch die Anzahl der Räume stetig gewachsen. Der Dienst findet in vielen Bereichen Anwendung, um Gruppenmitglieder mit aktuellen Informationen zu versorgen und sich untereinander schnell auszutauschen. Einige der uns bekannten Szenarien sind:

• (hochschulübergreifende) Projektgruppen
• studentische Studiengruppen
• lehrbegleitende Kommunikation
• bereichsinterne Kommunikation

Im Rahmen der Pilotphase sollten neben der Evaluierung verschiedener Einsatzszenarien für die Teamarbeit und die Lehre auch verschiedene Systemeinstellungen getestet werden. Erste Ergebnisse dazu liegen nun vor, sodass ein Update des Dienstes TUCmessages erfolgen kann.

Löschkonzepte für Nutzerinnen und Nutzer, Räume und Nachrichten in Räumen

Chatinhalte sollen kurzlebig sein und unterliegen keiner Archivierungsmöglichkeit. Nachrichten, die älter als 365 Tage sind, werden daher in allen Gruppenräumen automatisch durch das System entfernt. Wenn Sie TUCmessages über eine App (z. B. Element) auch am Smartphone nutzen, kann es sein, dass veraltete Nachrichten noch angezeigt werden, falls diese durch die App im Cache gesichert werden.

Nutzerinnen und Nutzer, deren Zugangsberechtigung ausläuft, haben mit Beendigung der Zugangsberechtigung keinen Zugang mehr zum Chatdienst. Alle laufenden Sitzungen werden sofort beendet. Damit werden auch laufende App-Sitzungen unterbrochen. Eine Anmeldung ist dann aufgrund der fehlenden Zugangsberechtigung nicht mehr möglich. Nach Ablauf einer Frist von ebenfalls 365 Tagen werden alle Nutzungsdaten sowie Raummitgliedschaften gelöscht. Wenn nach Ablauf der Frist eine erneute Zugangsberechtigung besteht, z. B. nach Elternzeit, kann der Account neu angelegt werden. Raumzugänge müssen durch die anderen Raummitglieder neu erteilt werden.

Jede Anmeldung am Matrix-Server durch ein neues Gerät oder auch eine neue Browser-Sitzung erzeugt eine Geräteanmeldung. Wird ein Gerät ausgewechselt oder wird die aktuelle Browser-Sitzung beendet, bleiben die veralteten Geräteanmeldungen der jeweils Nutzenden gespeichert, sind jedoch inaktiv. Sie können Ihre Geräteanmeldungen in den Sicherheitseinstellungen selbst überprüfen und bei Bedarf unbekannte bzw. veraltete Geräteanmeldungen beenden.

Um Speicherplatz freigeben zu können, löschen wir fortan Geräteanmeldungen, die länger als 180 Tage nicht genutzt wurden. Beim Neustart einer solchen ist dann erneut eine Anmeldung und Verifikation nötig. Alle Raummitgliedschaften sind in der dann neu angelegten Geräteanmeldung wieder verfügbar.

Verwaiste Räume – also Räume ohne Nutzende – werden täglich vom System entfernt.

Einsatz der Lesebestätigung

Die Lesebestätigung kann durch den Nutzenden deaktiviert werden. Unter „Alle Einstellungen“ → „Optionen“ → „Anwesenheit“ deaktivieren Sie hierfür den Schalter „Sende Lesebestätigungen“. In der Standardeinstellung ist der Versand von Lesebestätigungen erlaubt, das System lässt derzeit noch keine Standard-Konfiguration zur Deaktivierung zu. Wir empfehlen, im Fall der Nutzung auch den Versand von Tippbenachrichtigungen zu deaktivieren.

Die Lesebestätigungen können sowohl im Browser als auch in der App deaktiviert werden, sofern Sie Element zum Lesen der Nachrichten nutzen.

Nutzung der Föderation für Verbundprojekte oder externe Nutzende

Die Nutzung der Föderation ist aktuell nicht eingeschränkt, sodass auch Nutzende anderer Matrix-Server Zugriff auf entsprechend freigegebene Räume haben. Ebenso ist es möglich, dass Sie mit Ihrem Matrix-Account Zugriff auf Räume anderer Server haben. Die Daten aus den Räumen liegen dabei immer auf dem Server, der den Raum bereitstellt. Wenn Sie beispielsweise als Mitglied in einem Raum einer anderen Einrichtung aktiv sind, unterliegen Sie den Datenschutz- und Speicherbestimmungen der anderen Einrichtung. Ob Ihre Daten in anderen Räumen verschlüsselt abgelegt werden, liegt im Ermessen des Raumadministrators. Lesen Sie die entsprechenden Nutzungsbedingungen, wenn Sie sich in Räumen fremder Server anmelden.

Um Nutzenden anderer Matrix-Server Zugriff auf einen Raum zu gewähren, muss die Option beim Anlegen des Raumes aktiviert sein. Ein späteres Ändern der Zugriffsoption ist leider nicht möglich. Die Option „Betreten nur für Nutzer von tu-chemnitz.de erlauben“ muss in diesem Fall deaktiviert werden. Diese finden Sie unter Erweiterte Einstellungen beim Anlegen eines neuen Raumes.

Einsatz von Push-Benachrichtigungen

Dieser Punkt ist noch offen und nicht final evaluiert. Push-Benachrichtigungen können am Smartphone empfangen werden, wenn Sie die Benachrichtigungseinstellungen entsprechend setzen. Beim Versand werden keine Inhaltsdaten gesendet. Wir empfehlen weiterhin jedoch ausdrücklich die Nutzung im Browser oder in der bereitgestellten Desktop-App am Arbeitsplatz-PC.