Arbeiten mit Outlook Web App

1. Anmeldung in Outlook Web Application und Kalender öffnen
2. Termin erstellen
3. Andere Personen einladen
4. Terminassistent zur Einladung verwenden
5. Einladung annehmen/ablehnen
6. Termin absagen
7. Kalender für andere freigeben
8. Kalender anderer öffnen/importieren
9. Mail-Signatur einstellen

1. Anmeldung in Outlook Web Applikation und Kalender öffnen

Melden Sie sich mit Ihrem URZ-Loginkennzeichen und Passwort in der Web-Schnittstelle an.

Zum Öffnen des Kalenders klicken Sie im Menü auf den Button „Kalender“.

Nach oben

2. Termine erstellen

Sie können selbst Termine in Ihrem Kalender erstellen.

• Für einen neuen Termin klicken Sie auf „Neues Ereignis“.
• Es erscheint eine Eingabemaske zum Eintragen Ihres Termins.

Schließen Sie Ihre Termineintragung mit „Speichern“ ab.

Die Eingabemaske wird geschlossen und Ihr Termin erscheint im Kalender.

Nach oben

3. Andere Personen einladen

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Ihren Termin.

• Sie erhalten wie nachfolgend ein Menü.
• Durch Klicken auf Bearbeiten öffnet sich wieder die Eingabemaske für Ihren Termin.

Im Feld Teilnehmer können Sie die einzuladenden Personen hinzufügen:

• entweder durch Eingabe Ihres Loginkennzeichens mit der angebotenen Durchsuchen-Funktion
• bzw. wird Ihnen bei Angabe des Namens die jeweilige Person direkt angezeigt

Abschließend speichern Sie den Termin wieder bzw. erscheint hier SENDEN. Ihr eingeladener Teilnehmer erhält daraufhin eine Einladungs-E-Mail.

Nach oben

4. Terminplanungs-Assistent zur Einladung verwenden

Beim Erstellen von Neues Ereignis bzw. über einen bestehenden Termin gelangt man zum Terminplanungs-Assistenten.

Der Terminplanungs-Assistent ermöglicht Ihnen eine bessere Koordination Ihrer Termine. Bei Auswahl der Personen erhalten Sie einen Überblick zu deren jeweiliger Verfügbarkeit.

Nach oben

5. Einladung annehmen/ablehnen

Sie werden zu einem Termin eingeladen und können diesen entweder

• annehmen,
• mit Vorbehalt annehmen (Vielleicht) oder
• absagen.

Es bestehen mehrere Möglichkeiten, eine Auswahl zu treffen:

Möglichkeit 1: Sie klicken mit der linken Maustaste auf den Termin und treffen über die Symbole Ihre Teilnahme-Entscheidung.

Möglichkeit 2: Sie klicken mit der rechten Maustaste auf den Termin und treffen direkt über das Menü Ihre Teilnahme-Entscheidung.

Möglichkeit 3: Sie klicken mit der rechten Maustaste auf den Termin und klicken im Menü auf Öffnen und treffen im Ereignisfenster Ihre Teilnahme-Entscheidung.

Entsprechend Ihrer Entscheidung erscheint im Betreff entweder Angenommen oder Abgelehnt.

In jedem Fall müssen Sie auf Senden klicken, um die Annahme oder Absage des Termins via E-Mail zu bestätigen.

Nach oben

6. Termin absagen

Muss ein vereinbarter Termine abgesagt werden, klicken Sie mit der linken bzw. rechten Maustaste auf den Termin klicken wählen „Ablehnen“.

• Eine Absage-E-Mail an die eingeladenen Teilnehmer kann versandt werden.

Soll der Absagetext für die E-Mail selbst formuliert werden, klicken Sie auf „Antwort vor dem Senden bearbeiten“.

Nach oben

7. Kalender für andere freigeben

Sie können Ihre Kalender für andere Personen zur Ansicht freigeben.
Dafür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Sie klicken mit der rechten Maustaste auf Ihren Kalender.

Möglichkeit 2:
Sie klicken rechts oben im Kalender auf „Freigeben”.

Es öffnet sich das Freigabefenster.
Sie können eine Freigabe eintragen für :

• bestimmte Personen
• bestimmte Kalender

Es können bei der Freigabe verschiedene Kriterien berücksichtigt werden, wie:

• nur Verfügbarkeit
• eingeschränkte Details
• qlle Details
• Bearbeiter
• Stellvertretung

Nach oben

8. Kalender anderer öffnen/importieren

Sie können auch Kalender anderer Personen zu Ihrer persönlichen Kalenderansicht durch Öffnen bzw. Importieren hinzufügen.
Mittels Kalendergruppen lässt sich eine Hierarchie aufbauen.

Sie klicken mit der rechten Maustaste auf Weitere Kalender und wählen Kalender öffnen …

Wählen Sie die andere Person anhand des Nutzerkennzeichens aus.

Sie bestätigen das Hinzufügen des Kalenders der ausgewählten Person mit Öffnen.

In Ihrer Kalenderansicht werden unter Weitere Kalender die Kalender anderer Personen nach dem Hinzufügen angezeigt.

• Die Sichtbarkeit einzelner Kalender wird durch Anklicken hergestellt.
• Maximal fünf Kalender können gleichzeitig geöffnet werden.

Nach oben

9. Mail-Signatur einstellen

Auf das Zahnradsymbol neben Ihrem Namen klicken und „Optionen“ öffnen.

Unter dem Punkt „Einstellungen“ können Sie eine Signatur im Feld „E-Mail-Signatur“ hinterlegen.

Nach oben