Allgemein: Öffnen der Einstellungen
Um die Einstellungen für die verschiedenen Arbeitsbereiche zu öffnen, bietet es sich an, mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Arbeitsbereich zu klicken und dort den Menüpunkt Optionen auszuwählen. Alternativ können die Optionen über das Register „Datei“ → „Optionen“ oder über die Tastenkombination „Alt+D, O“ aufgerufen werden.
E-Mail: Automatische Speicherung beim Verfassen
In den E-Mail-Optionen kann im Bereich „Nachrichten speichern“ der Speicherort für Nachrichtenentwürfe definiert werden. Ebenso kann eine Zeit angegeben werden, nach der Nachrichten beim Verfassen automatisch gespeichert werden.
E-Mail: Lesebestätigung anfordern
Die Übermittlungs- und Lesebestätigungen helfen dabei, eine Bestätigung darüber zu erhalten, dass Nachrichten erfolgreich empfangen und vom Empfänger gelesen wurden. Es sollte aber beachtet werden, dass das E-Mail-Programm des Empfängers entsprechend eingestellt sein muss bzw. diese Bestätigungen eventuell nicht unterstützt. Letzteres ist bei vielen E-Mail-Programmen auf dem Smartphone oder Tablet der Fall. Diese Art von Bestätigungen sollten daher mit Bedacht eingesetzt werden, sie besitzen keine rechtliche oder organisatorische Verbindlichkeit.
Empfehlenswert ist die individuelle Anforderung der Bestätigung für einzelne E-Mails über das Register „Optionen“ beim Erstellen einer neuen E-Mail. Sollten sie dennoch die Bestätigung standardmäßig immer anfordern wollen, können Sie diese Einstellungen bei den E-Mail-Optionen im Bereich „Verlauf“ festlegen:
- Übermittlungsbestätigung anfordern (Übermittlung an den Server war erfolgreich)
- Lesebestätigung anfordern (Der Adressat hat die E-Mail gelesen)
Ebenso können hier Einstellungen definiert werden, die dann gelten, wenn ein Absender eine Lesebestätigung von Ihnen einfordert:
- Immer automatisch bestätigen
- Nie bestätigen
- Selbstständig bestätigen, dass eine Lesebestätigung versandt wurde
Kalender: Tägliche Arbeitszeit festlegen
Ist die tägliche Arbeitszeit definiert, wird diese Zeit für Termine als blockiert dargestellt. Für die Terminplanung kann diese Einstellung ebenfalls nützlich sein. So werden keine Termine früh zeitig oder spät abends vorgeschlagen, die außerhalb der Arbeitszeit liegen. Dennoch können Einladungen für diese Zeiträume versendet werden. Die Einstellungen dafür sind in den Kalender-Optionen im Bereich „Arbeitszeit“ vorzunehmen. Neben der täglichen Zeit kann auch die Arbeitswoche (Montag bis Freitag oder Montag bis Donnerstag) aktiviert werden.
Kalender: Erinnerungen, Feiertage und mehr
Alle Termine im Kalender können mit einer Erinnerung versehen werden. Die Standardzeit beträgt 15 Minuten vor Beginn des Termins. Für einzelne Termine kann die Erinnerung über das Register „Termin“ individuell angepasst werden. Die eingetragene Standardzeit kann in den Kalenderoptionen im Bereich „Kalenderoptionen“ angepasst oder ganz abgeschaltet werden. Neben der Erinnerung sind hier auch weitere Einstellungen möglich. Dazu gehört beispielsweise, Feiertage in den eigenen Kalender zu übernehmen oder die Standard-Antwort für Gruppentermine (Besprechungen) anzugeben.
Kalender: Frei-/Gebucht-Anzeige ändern
Mit Hilfe von Outlook kann gruppen- bzw. personenübergreifend zusammengearbeitet werden. Hilfsmittel dazu ist vor allem der Kalender, um gemeinsame Termine finden zu können. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die persönlichen Belegtzeiten sichtbar zu machen, um eine schnelle und komfortable Terminfindung zu ermöglichen.
Standardmäßig können die Kalender aller Personen angezeigt werden, um Termine abzugleichen. Hierbei wird jedoch nur der Frei-/Beschäftigt-Status angezeigt und keine Details zum eigentlichen Termin. Diese Standardeinstellung kann angepasst werden. Beispielsweise können bestimmte Personen berechtigt werden, auch Kalenderdetails zu sehen oder Änderungen an Terminen vornehmen zu können. Ebenso ist es möglich – jedoch aus oben genannten Gründen nicht unbedingt zu empfehlen – die Anzeige der Frei-/Belegt-Termine grundsätzlich zu verbieten und nur einzelnen Personen freizuschalten.
In den Kalender-Optionen im Bereich „Kalenderoptionen“ können diese Einstellungen definiert werden. Hierzu gibt es ein Zusatzfeld „Frei/Gebucht-Optionen“, in dem weitere Einstellungen vorgenommen werden können. Die Standard-Einstellung ist mit „Standard“ benannt und betrifft alle TU-Nutzer. Sollten hierfür Änderungen vorgenommen werden müssen, wählen Sie diese Option aus und ändern darunter die Berechtigungen. Alternativ dazu können auch weitere Berechtigungen hinzufügt und einer bestimmten Person zugewiesen werden.
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