Sync ’n’ Share: Aktualisierung auf Nextcloud 13 mit Unterstützung von IdM-Gruppen

Unsere Sync-and-Share-Plattform wurde vor dem Osterwochenende auf Nextcloud 13 aktualisiert. Damit lassen sich in diesem Dienst nun auch IdM-Gruppen nutzen. Ab sofort können Sie daher Dateien und Ordner nicht nur mit einzelnen Personen sondern auch mit Gruppen teilen, sodass alle Mitglieder der jeweiligen Gruppe automatisch Zugriff auf die freigegebenen Daten erhalten. Das erleichtert die Zusammenarbeit in Arbeits- bzw. Projektgruppen und ermöglicht eine flexiblere Rechteverwaltung.

Sowohl die Mitglieder der Gruppen als auch die Gruppenverantwortlichen können wie gewohnt über das IdM-Portal verwaltet werden. Um eine Gruppe in Sync ’n’ Share zu nutzen, muss diese in der Gruppenverwaltung des IdM-Portals noch für Nextcloud aktiviert werden. Das kann in wenigen Schritten erfolgen:

1. Wählen Sie die Gruppe, die Sie in Sync ’n’ Share nutzen möchten, in Ihrer Gruppenliste aus
2. Klicken Sie auf Zielsysteme verwalten
3. Aktivieren Sie die Option Nextcloud und klicken Sie auf Absenden

Innerhalb weniger Sekunden ist die Gruppe dann im Sync-and-Share-Dienst verfügbar. Um Daten für die Mitglieder der Gruppe freizugeben, gehen Sie wie bei der Freigabe für einzelne Personen vor. Statt eines Benutzernamens geben Sie in das Eingabefeld des Freigabedialogs jedoch den Namen der Gruppe ein:

Die Gruppennamen tragen, wie die Benutzernamen auch, die Endung „@tu-chemnitz.de“. Nach Eingabe der ersten fünf Zeichen wird automatisch eine Liste passender Gruppennamen angezeigt, sodass Sie in der Regel nicht den gesamten Namen eingeben müssen. Um Verwechslungen mit Nutzern zu vermeiden, Gruppennamen zusätzlich noch „(Gruppe)”.

Allgemeine Empfehlungen für IdM-Gruppen

Gruppen sind ein mächtiges Werkzeug zur Rechteverwaltung. Wie alle anderen Ressourcen besitzen auch Gruppen ein Ablaufdatum, welches bei Bedarf regelmäßig verlängert werden muss. Auch die Liste der Gruppenmitglieder sollte stets kontrolliert und gegebenenfalls angepasst werden.

Für diese Aufgaben sind die Ressourcenverantwortlichen zuständig. Daher empfehlen wir, stets darauf zu achten, dass Gruppen (genau genommen jede Ressource im IdM-Portal) immer mindestens zwei Ressourcenverantwortliche besitzen, sodass eine gegenseitige Vertretung organisiert werden kann. Auch Gruppen können Sie als Verantwortliche für Ressourcen einsetzen. So ermöglichen Sie beispielsweise allen Mitgliedern der Gruppe B die Berechtigung zur Verwaltung einer Ressource A. Weitere Empfehlungen zum effizienten Umgang mit Gruppen und Ressourcen finden Sie auf unserer Webseite.