Privatsphäreeinstellungen für persönliche Terminkalender

Seit dem Jahr 2014 steht allen Mitgliedern der TU Chemnitz mit Microsoft Exchange ein Groupware-System zur Verfügung, mit dem sich persönliche Kalender verwalten lassen oder gegenseitig Besprechungstermine geplant werden können. Jeder Nutzer/jede Nutzerin kann sich bei Bedarf ein sogenanntes Exchange-Postfach einrichten und darin persönliche Termine verwalten. Wie allgemein üblich, ist dieses Groupware-System so konfiguriert, dass die Terminverfügbarkeit des persönlichen Kalenders von allen anderen Groupware-Nutzern eingesehen werden kann. Diese allgemeine Verfügbarkeitsfreigabe entspricht nicht den aktuellen Datenschutzanforderungen und kann daher zukünftig im IdM-Portal individuell eingestellt werden. In diesem Blog-Artikel möchten wir über die anstehenden Veränderungen informieren, da jeder Nutzer tätig werden muss, um den bisher gewohnten Funktionsumfang beizubehalten.

Terminverfügbarkeit

Unter der Terminverfügbarkeit versteht man die Anzeige, zu welchen Zeitpunkten der Kalender einer Person durch Termine belegt ist oder nicht. Termindetails etc. werden dabei nicht veröffentlicht. Dieses Feature dient der effizienten Terminvereinbarung. Gerade in großen Arbeitsgruppen lassen sich damit günstige Zeitpunkte für eine Besprechung identifizieren, ohne jeden Teilnehmenden einzeln fragen zu müssen.

Am besten wird diese Funktion durch ein Beispiel deutlich: Der Nutzer Dr. Sheldon Cooper sei an zwei Tagen einer Woche durch die Vorlesung Warpfeldtheorie belegt (blauer Kalender). Sein Kollege Dr. Leonard Hofstaedter ist zu anderen Zeiten durch Veranstaltungen zu Temporalmechanik und Teilchenphysik belegt (grüner Kalender).

Will Sheldon nun einen Beratungstermin mit Leonard anberaumen, kann er Leonards Kalender über seinen persönlichen Kalender legen. Man sieht nun sehr gut, zu welchen Zeitpunkten die Gelegenheit für eine Besprechung günstig ist. Leonards Termine werden aber stets mit der Bezeichnung „gebucht“ angezeigt. Welche Lehrveranstaltung sich dahinter verbirgt, erfährt Sheldon nicht.

Hätte Leonard die Verfügbarkeitsansicht nicht freigegeben, würden die grün dargestellten Termine nicht angezeigt werden.

Äußerst praktisch ist diese Funktion, wenn man Termine mit einer großen Anzahl an Teilnehmenden anberaumen will. Wir ziehen zu unserem Beispiel noch die Nutzer Dr. Rajesh Koothrappali und Howard Wolowitz hinzu. Im Terminplanungsassistenten werden die jeweiligen Sperrzeiten nebeneinander dargestellt, und man muss lediglich durch Hin- und Herblättern eine passende „weiße Lücke“ finden. Personen, die die Verfügbarkeitsansicht deaktiviert haben, werden grau schraffiert dargestellt (wie hier bei Howard Wolowitz der Fall). Auf ihre Sperrzeiten kann bei der Terminfindung mit dem Terminplaner nicht eingegangen werden.

Änderungen

Die Verfügbarkeitsansicht wurde für alle Nutzerinnen und Nutzer deaktiviert. Im IdM-Portal ist es möglich, diese Kalenderfreigabe unter dem Menüpunkt E-Mail zu verwalten. Um das bisher gewohnte Verhalten des persönlichen Kalenders beizubehalten, muss jeder Nutzer/jede Nutzerin selbst aktiv werden.

Empfehlungen

Ob man die Verfügbarkeitsansicht seines persönlichen Kalenders aktiviert oder nicht, ist eine individuelle Entscheidung. Eine Deaktivierung kommt dem Schutz der Privatsphäre entgegen. Eine Aktivierung vereinfacht den Kolleginnen und Kollegen die Terminplanung innerhalb der zentralen Groupware-Lösung und führt damit zu effizienteren Arbeitsabläufen. Aus diesem Grund empfehlen wir, die Verfügbarkeitsansicht zu aktivieren. Private Termine können in einem Zweitkalender verwaltet werden. Für diese Kalender greift die Verfügbarkeitsansicht nicht.

Sonstige Hinweise

Die Kalenderverfügbarkeit konnte auch bereits in der Vergangenheit aus Microsoft Outlook heraus – nicht jedoch aus der Outlook Web App – beschränkt werden. Die Einstellungen im IdM-Portal haben Vorrang gegenüber diesen in Outlook individuell getroffenen Einstellungen.

Die oben dargestellte Verfügbarkeitsfreigabe galt und gilt ausschließlich für den persönlichen Hauptkalender. Gruppenkalender oder sonstige Zweitkalender sind von dieser Änderung nicht betroffen. Die Verfügbarkeitsansicht dieser Kalender war nie aktiviert bzw. konnte im Fall von Gruppenkalendern bereits im Vorfeld im IdM-Portal eingestellt werden.