Abschaffung der Dienste Mail2Fax/Fax2Mail

Schon seit Längerem gibt es in Deutschland Bestrebungen, die Nutzung des Faxes in Behörden abzuschaffen. Als Institutionen des Wissens und Fortschritts geht die TU Chemnitz gemeinsam mit anderen Universitäten wie der TU Dresden auf diesem Weg voran. Dabei ist das Ziel, sämtliche Fax-Anschlüsse und die damit in Verbindung stehenden Serversysteme abzuschalten.

Ablauf der Abschaltung

Um das Ziel zu erreichen, werden die Faxanschlüsse sukzessive deaktiviert. Zunächst geschieht dies in den Verwaltungsbereichen. Sobald in der Verwaltung alle Faxanschlüsse deaktiviert sind, wird die endgültige Abschaffung des Mail2Fax/Fax2Mail-Dienstes über ein Rundschreiben bekanntgegeben werden. An der TU Chemnitz wird mit der Deaktivierung eines Faxanschlusses eine automatische Ansage hinterlegt. Diese informiert bei einer eventuellen Kontaktaufnahme den Sender über die Abschaltung der Nummer. Die Ansage können Sie beispielsweise über die Nummer 700007 abhören.

Zeitplan

Innerhalb der TU Chemnitz haben die nachfolgenden Struktureinheiten die Fax-Unterstützung bereits vollständig eingestellt und den Fax-Empfang für die Mitarbeitenden der Struktureinheit deaktiviert:

• Rektorat
• Universitätsrechenzentrum
• Abteilung 4.2 – Organisation und Digitalisierung
• Abteilung 5.3 – Technisches Gebäudemanagement

Es folgen:

• …

Hintergrund

Es gibt zahlreiche Gründe, wieso das Fax als System nicht mehr zeitgemäß ist. Dazu zählt unter anderem der Datenschutz. Der Fax-Versand erfolgt grundlegend unverschlüsselt. Es gibt – anders als beispielsweise beim Versand per E-Mail – technisch keine Möglichkeit, den Fax-Versand zu verschlüsseln. Dies bedeutet, dass jeder Mensch und jede Institution mit Zugriff auf die Telefonleitung die Faxe lesen kann als wären sie auf eine Postkarte geschrieben. Hierunter fiele in unserem Fall nicht nur der direkte Telefonanbieter der Universität, sondern auch der Anbieter des Adressaten sowie alle Infrastruktur-Anbieter dazwischen. Anders als häufig angenommen, eignet sich der Versand per Fax auch nicht für eine rechtssichere Kommunikation, da nur eine Kopie der Unterschrift übermittelt wird.

Weitere Informationen und Details hierzu finden Sie auf der Unterseite des Datenschutzbeauftragen zum Thema Kommunikation unter der Überschrift: „Datenschutzkonformer Versand von personenbezogenen Daten per TeleFax?“

Ebenfalls betroffen: Fax via MFG

Die Abschaffung des Mail2Fax betrifft auch die Multi-Funktions-Geräte (MFG) auf den Gängen und in den Büros. Diese nutzen für den Fax-Versand ebenfalls den Mail2Fax-Dienst. Fax2Mail beschreibt den Empfang von Faxen über zum Beispiel die Diensttelefonnummer der Mitarbeiter direkt in das E-Mail-Postfach. Diese Funktion wird somit ebenfalls abgeschafft.

Als Alternative zum Fax bieten die MFG bereits heute den direkten E-Mail -Versand ohne zusätzlichen Computer an. Für den Versand von sensiblen Daten sollten Sie schon heute auf ein E-Mail Programm setzen, mit dem Sie verschlüsselte E-Mails versenden können. Durch die Verschlüsselung von E-Mails können nur Sie sowie der Empfänger den Inhalt lesen.

Im Zuge der Fax-Abschaffung werden ebenfalls sukzessive die analogen Telefonanschlüsse zurückgebaut und – sofern notwendig – durch einen Analogtelefon-Adapter ersetzt.