Mit dem neu eingeführten Reservierungsportal lassen sich Fahrten mit Dienstfahrzeugen jetzt unkompliziert digital beantragen. Die Umstellung vom bisherigen papierbasierten Prozess vereinfacht die Durchführung von Transportfahrten und dienstlich veranlassten Fahrten. Auch der Genehmigungsprozess durch die Fuhrparkverwaltung erfolgt ab sofort vollständig digital.
Das Reservierungsportal
Mitarbeitende der TU Chemnitz können alle Angaben online per Webformular übermitteln – ob vom Büro aus oder von unterwegs. Dabei werden anhand der Login-Daten bereits Angaben zur Person vorausgefüllt. Ergänzt werden diese durch erforderliche Angaben zur Dienstfahrt:
- Auswahl von Zweck und Ziel der Fahrt
- Auswahl, ob es sich um eine Selbstfahrt handelt oder die Dienstleistung der Fahrbereitschaft in Anspruch genommen wird
- Auswahl des bevorzugten Fahrzeugtyps
- Angabe der mitfahrenden Personen
- Datum, gewünschte Uhrzeit sowie Abfahrts- und Zieladresse für die Hin- und ggf. Rückfahrt
Im Anschluss erhält der Antragsteller bzw. die Antragstellerin eine Bestätigung in Form einer E-Mail mit allen Buchungsdetails. Da jeder Antrag von der zeichnungsberechtigten Person geprüft und genehmigt werden muss, wird eine weitere E-Mail automatisch an dieses verschickt. Sobald eine Genehmigung oder sonstige Statusänderung im Reservierungsportal vorgenommen wurde, wird man während des Antragsverlaufs erneut per E-Mail informiert. Zusätzlich wird die zentrale Fahrbereitschaft über jede Antragstellung informiert, um sich zeitnah um die weitere Bearbeitung kümmern zu können.
Auch für das Team der zentralen Fahrbereitschaft sollten die Bearbeitungsprozesse im Hintergrund klarer, einfacher und weniger fehleranfällig gestaltet werden, um den Verwaltungsaufwand zu verringern. Im Backend des Portals sind Prozessschritte vordefiniert, um mit wenigen Klicks Anträge zu bestätigen oder abzulehnen. Angaben zur Fahrt sind auch durch Admins kurzfristig änderbar.
Übrigens sind telefonische Anträge in dringenden Bedarfsfällen weiterhin möglich. Die Kollegen und Kolleginnen der Fuhrparkverwaltung übertragen Ihre Fahrtangaben dann in das Portal, sodass Sie anschließend wie gewohnt Informationen per E-Mail sowie den Zugriff auf die Antragsansicht erhalten.
Technik im Hintergrund
Das Formular wurde im URZ mit dem Django-Framework umgesetzt, welches wir schon in vielen weiteren Projekten einsetzen. Hinter der Django-Anwendung steht eine PostgreSQL-Datenbank. Aus den zentralen Schnittstellen werden die Angaben zur Person sowie die Daten der Zeichnungsberechtigten abgerufen. Das System ist durch regelmäßige Wartungsläufe und Backups abgesichert.
Im Vorfeld der eigentlichen Implementierung wurde von der zentralen Universitätsverwaltung, insbesondere von der Abteilung 4.2, Organisation und Digitalisierung, eine umfangreiche Prozessanalyse und -planung mit der PICTURE-Prozessmanagementplattform vorgenommen. Daraus entstanden Strukturierungen und detaillierte Entwürfe für das digitale Formular. In enger Zusammenarbeit mit dem URZ ist so ein Prototyp des Formulars und Portals entstanden.
Um den Prozess für alle Beteiligten sinnvoll nutzbar zu gestalten, wurde zunächst mit einer kleineren Zielgruppe über einen Zeitraum von ca. 6 Monaten eine Pilotierungsphase gestartet, aus der weitere Optimierungsmaßnahmen in den aktuellen Stand eingeflossen sind.
Ausblick und Fazit
Eine mögliche Weiterentwicklung des gesamten Prozesses ist ebenfalls angedacht, so z. B. eine Anbindung an die Buchungskalender der einzelnen Fahrzeuge, sodass auch die Verfügbarkeit und Auswahl transparenter für Mitarbeitende wird.
Mit dem umgestalteten Prozess zur Fahrzeugbuchung geht die TU Chemnitz nun einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und zeigt, wie moderne Verwaltung funktionieren kann: digital, zeitsparend und verständlich.
→ Beantragung eines Dienstfahrzeuges mit dem zentralen Reservierungsportal:
- ✅ Zeitsparend: Keine Rückfragen oder unklaren Eingabefelder mehr
- ✅ Transparenz: Immer den aktuellen Buchungsstatus im Blick
- ✅ Nutzerfreundlich: Verständlich, mobilfähig und barrierearm
- ✅ Nachhaltig: Kein Papier, digitaler Genehmigungsprozess
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