GApps-Newsletter der TU Chemnitz – Nr. 3: April 2010

Sicherlich haben Sie schon lange auf Neuigkeiten aus dem Bereich von GApps gewartet …
Sorry, dass das so lange gedauert hat, wir versprechen Besserung!

Es haben mittlerweile über 1800 TU-Angehörige ihren Google-Account aktiviert, um die GApps-Technologie nutzen zu können. Wir können damit feststellen, dass diese Kalenderlösung breite Akzeptanz gefunden hat und ein wertvolles Hilfsmittel für die tägliche Arbeit vieler Mitarbeiter und auch Studenten geworden ist.

Um vielleicht noch ein paar mehr Nutzer für GApps zu begeistern, enthält dieser Newsletter zunächst eine (unvollständige) Liste von Funktionen unserer Kalenderlösung. Dabei liegt der Schwerpunkt auf den Unterschieden zur Nutzung eines privaten Google-Kalenders.
Außerdem möchten wir in diesem Newsletter über einige neue Funktionen und Möglichkeiten von GApps berichten.

Was spricht für GApps?

Die Firma Google bietet weltweit Jedem kostenlos die Nutzung seiner Dienste an. Neben der Suchmaschine („Google an sich“) ist „Google Mail“ sehr bekannt, aber auch der „Google Kalender“ kann genutzt werden. Was unterscheidet nun „unser“ GApps von diesem privaten Google-Kalender?

• die TU Chemnitz hat zur Nutzung von Google Applications eine eigene Domäne (tu-chemnitz.eu)
• daraus folgt, dass alle Operationen, insbesondere in der Frage der Zugriffsrechte sich auf diese Domänen-Konzept beziehen: jeder Nutzer kann festlegen, dass z.B. (a) bestimmte andere Nutzer (aus der TU Chemnitz) seinen Kalender sehen können, dass (b) alle Nutzer aus der Domäne die Frei/Belegt-Infos aus seinem Kalender bekommen, alle anderen, die mit der TU nichts zu tun haben, aber nicht
• wir können innerhalb von GApps „Ressourcen“ definieren (Räume, Geräte usw.), die bei der Terminplanung mit belegt werden können – auch das macht nur innerhalb der Domäne einen Sinn
• ganz wichtig noch: die Authentifizierung der Kalendernutzer erfolgt mit unserem Shibboleth-System, Google hat also keinerlei Passwortdaten von unseren Nutzern

Funktionsumfang von GApps (Kalender)

Erfahrene GApps-Nutzer werden sicherlich schon bemerkt haben, dass sich das Layout der Kalenderschnittstelle und auch Details in der Funktionalität und in der Bedienung im Laufe der Zeit immer wieder mal leicht verändern. Dieser Vorgang liegt allein in der Verantwortung von Google, wir haben darauf keinen Einfluss. In der Regel waren und sind diese Veränderungen ja ohnehin im Sinne von Verbesserungen und damit nicht zu beanstanden. Dazu gehören Modifikationen wie:

• in der Liste der zu einem Termin buchbaren Ressourcen werden jetzt standardmäßig nur die verfügbaren angezeigt, bereits belegte Ressourcen und solch, für die der Nutzer keine Rechte hat, werden ausgeblendet
• der Erinnerungszeitpunkt kann sehr variabel angegeben werden
• u.v.a.

Zur funktionellen Beschreibung von GApps verweisen wir auf unsere Webseiten: http://www.tu-chemnitz.de/urz/gapps/index.html, wo signifikante Änderungen an der Bedienung von uns im Text berücksichtigt werden.

Bei der Benutzung von GApps treten aber auch ab und zu Fehler auf. Wenn Sie einen solchen bemerken, dann informieren Sie uns bitte durch eine Mail an den Helpdesk: mailto:support@hrz.tu-chemnitz.de. Wenn wir das Problem nicht selbst lösen können, leiten wir dies an Google weiter.

Synchronisation von Kalendern

Eine stetig zunehmende Bedeutung für die Nutzung des Google-Kalenders haben die Möglichkeiten, Kalenderapplikationen anderer Hersteller und vor allem solche auf mobilen Geräten mit GApps zu synchronisieren. Zu Details beachten Sie bitte die Webseite http://www.tu-chemnitz.de/urz/gapps/outlook.html. Wir möchten dabei auf die Evaluierungen und Erfahrungsberichte unserer studentischen Hilfskräfte verweisen: GApps-Webseite -> „Community“.

Des weiteren soll daran erinnert werden, dass das URZ Lizenzen für die Softwareprodukte GooSync und OggSync anbietet.

Offline-Modus

Seit einiger Zeit bietet Google in der Kalenderansicht einen neuen Button „Offline“ an. Ziel ist es, dem Nutzer einen Zugang zu seinem Kalender zu ermöglichen, obwohl er offline, also nicht im Internet „drin“ ist. Die Offline-Nutzung besteht im Wesentlichen aus 3 Schritten:

1. Erzeugen einer Kopie der aktuellen Kalenderdaten
2. Arbeiten mit dieser Kopie (Lesen und Schreiben), ohne das eine Netzverbindung vorhanden ist
3. Synchronisation mit dem Online-Kalender, sobald das Netz wieder da ist

Details und Hinweise sind auf der Webseite https://www.tu-chemnitz.de/urz/gapps/offline.html beschrieben.

Kontaktverwaltung

Nachdem für uns „GApps“ anfangs gleichbedeutend mit „Google Kalender“ war, haben wir mittlerweile auch andere Google-Applikationen erschlossen und damit unseren Nutzern verfügbar gemacht. Die erste Anwendung dieser Art (die auch immer wieder nachgefragt war) ist „Kontakte“. Üblicherweise gibt es in jedem E-Mail-Klienten die Möglichkeit, Mailadressen als Kontakte zu pflegen und zu benutzen. So war das in der Vergangenheit auch schon bei Google-Mail. Nun ist aber das Werkzeug zu Verwaltung dieser Kontakte auch separat als Applikation nutzbar – über den Button „Kontakte“ links oben auf der Kalenderansichtsseite, gegebenenfalls erst über „Mehr“ erreichbar.
Die Kontaktverwaltung vor allem zur Definition von Gruppen (Projektteams, Lehrstuhl o.ä.) interessant. Denn solche Gruppen kann man bei der Definition eines Termins als „Person“ einladen. Leider ist bisher die Benutzung von AFS-Gruppen an dieser Stelle nicht möglich. Eine ausführliche Beschreibung des Werkzeugs findet sich auf https://www.tu-chemnitz.de/urz/gapps/contacts.html.

Text & Tabellen

Diese Applikation ermöglicht das Bearbeiten von Dokumenten im Browser: Texte, Tabellen und Präsentationen. Die funktionellen Möglichkeiten dieser Werkzeuge sind deutlich eingeschränkt gegenüber einem ausgewachsenen Office-Programm. Aber aus eigener Erfahrung können wir feststellen, dass die Funktionalität für einen Großteil von Anwendungsfällen durchaus ausreicht. Wichtig ist, dass man Dokumente verschiedener Formate (eben auch Microsoft-Dokumentformate) in das Google-System hochladen, dort bearbeiten und dann wieder z.B. als doc, ppt oder pdf speichern kann. Herausragend bei der Dokumentenbearbeitung innerhalb von „Text&Tabellen“ ist die Möglichkeit, dass mehrere Personen simultan ein Dokument bearbeiten können. Das funktioniert wirklich hervorragend! Eine Beschreibung des Werkzeugs entsteht im Moment auf http://www.tu-chemnitz.de/urz/gapps/text.html.