Produktivbetrieb Microsoft Exchange

Der im vergangenen Jahr eingeführte Dienst „Microsoft Exchange“ ermöglicht die Verwaltung von persönlichen Terminen und E-Mails. Mit dem Jahreswechsel ist dieser Dienst vom Pilotbetrieb in den Produktivbetrieb übergegangen. Damit einhergehend wurde der Funktionsumfang um die Verwaltung von Sonderkalendern (Raum-, Ressourcen- und Gruppenkalender) und Gruppenpostfächern erweitert. Eine genaue Beschreibung des Dienstespektrums finden Sie auf der entsprechenden Webseite des URZs. Voraussetzung für die Nutzung des Exchange-Dienstes ist die Beauftragung eines Exchange-Postfachs, welches allen Bediensteten der TU Chemnitz möglich ist (für Studenten gelten Sonderregelungen, s. u.).

Vorbereitung: Beauftragung von Sonderkalendern

Sofern Sie bisher innerhalb des Google-Kalendersystems Sonderkalender für Räume, Arbeitsmittel (Ressourcen) oder Gruppenkalender verwalten, legen Sie diese zunächst über das IdM-Portal als Exchange-Kalender neu an, bevor Sie selbst das Migrationsportal durchlaufen. Sollten Sie ausschließlich persönliche Google-Kalender verwenden oder überhaupt keinen Google-Kalender besitzen, können Sie diesen Schritt überspringen.

Beauftragung eines Exchange-Postfachs

Die Beauftragung eines Exchange-Postfachs geschieht über das Migrationsportal, mit dem eventuell bereits vorhandene Kalender im Dienst „Google Apps“ in den Exchange-Kalender überführt werden. Dies gilt auch für Nutzer, die bisher noch keinen Google-Apps-Kalender verwendet haben.

Falls Sie keinen Google-Kalender besitzen

Sofern Sie keinen Google-Kalender besitzen, wird Sie das Migrationsportal mit folgender Meldung hierüber informieren. Sie können das angelegte Postfach ab sofort nutzen.

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Wir empfehlen Ihnen das Exchange-Postfach im Anschluss an die Migration als Hauptpostfach einzustellen, sobald alle Endgeräte auf das neue Postfach eingestellt sind. In diesem Fall sollten Sie auch die Mails aus Ihrem alten Postfach mittels eines E-Mail-Programms in das neue Exchange-Postfach verschieben. Eine entsprechende Anleitung hierzu finden Sie in folgendem Blog-Artikel. Nähre Informationen zu den Nutzungsvarianten finden Sie auf dieser Webseite.

Falls Sie einen Google-Kalender besitzen

Wenn im Migrationsportal folgende Meldung erscheint, besitzen Sie mindestens einen Google-Kalender.

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Sie können im weiteren Verlauf festlegen, wann und wie diese Kalender in das Exchange-Postfach migriert werden. Zunächst müssen Sie jedoch dem Migrationsportal die Zugriffsberechtigungen auf Ihre Kalender erteilen. Hierzu werden Sie auf eine Webseite von Google umgeleitet. Geben Sie hierzu bitte “<Nutzerkennzeichen>@tu-chemnitz.eu” als Nutzername an. Ein Passwort müssen Sie nicht angeben, da Sie bereits über das Web Trust Center angemeldet sind.

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Bestätigen Sie nun den Offline-Zugriff durch das Migrationsportal

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Sie erhalten nun eine Übersicht über alle Ihre Google-Kalender.

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Wählen Sie zunächst einen Migrationstermin aus. Sollten Sie regelmäßig Termine innerhalb einer Arbeitsgruppe vereinbaren, empfehlen wir Ihnen, sich auf einen gemeinsamen Migrationstermin zu einigen.

Ihr Hauptkalender wird automatisch in den Hauptkalender des Exchange-Postfachs migriert. Alle weiteren Zusatzkalender können entweder als separater Kalender oder als kategorisierte Termine in den Hauptkalender importiert werden. Hier können Sie sich über die Unterschiede informieren. In der Regel ist der Import als separater Kalender die geeignetere Lösung.

Für Kalender, die von mehreren Personen genutzt werden, empfehlen wir, im Vorfeld entsprechende Sonderkalender anzulegen und die Termine dorthin zu migrieren. Dies können z.B. Raumkalender für Besprechungen, Ressourcenkalender für Versuchsanordnungen, oder Gruppenkalender für Urlaubszeiten, Geburtstage, Lehrstuhlseminare, … sein. Raum- und Ressourcenkalender bieten zudem eine Buchungsautomatik. Bitte stimmen Sie sich im Vorfeld der Migration mit allen betroffenen Nutzern ab. Diese Kalender werden zum Migrationstermin in der Google-Kalenderansicht für die entsprechenden Nutzer ausgeblendet und sind dann noch im Exchange-System verfügbar.

Sobald alle potentiellen Nutzer dieser Sonderkalender das Migrationsportal absolviert haben, können Sie im IdM-Portal die entsprechenden Berechtigungen vergeben. Bitte beachten Sie, dass Sie im Bedarfsfall auch für sich selbst die notwendigen Rechte vergeben, da Sie als Besitzer des Sonderkalenders allein noch keine Rechte zum Kalenderzugriff erhalten.

Nach Abschluss des Migrationsportals können Sie Ihre Endgeräte für das neue Exchange-Postfach konfigurieren. Eine Übersicht an Konfigurationseinstellungen für diverse Mail- und Kalenderprogramme finden Sie auf dieser Webseite. Sollten Sie Ihren Migrationstermin absagen oder verschieben wollen, schreiben Sie bitte eine entsprechende Mail an support@hrz.tu-chemnitz.de. Wenn Sie nach erfolger Migration das Exchange-Postfach als Hauptpostfach nutzen, empfehlen wir Ihnen, die Mails aus dem alten URZ-Postfach in das neue Exchange-Postfach zu verschieben. Eine Anleitung hierzu finden Sie in dem folgenden Blog-Artikel.

Sonderregelungen für Studenten

Studenten können bei dienstlicher Veranlassung ebenfalls ein Exchange-Postfach erhalten (z.B. wegen Hiwi-Tätigkeiten, Zugang zu Ressourcenkalendern für Praktikumsversuche, Studentische Selbstverwaltung, …). Hierzu muss ein Mitarbeiter das Migrationsportal aufrufen und auf der Startseite über den unten stehenden Abschnitt die betreffenden Studenten freigegeben. Anschließend können die Studenten das Migrationsportal in der oben beschriebenen Weise durchlaufen.

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