Jeder Nutzer sollte sich bewusst sein, dass für unterschiedliche Dienste und Accounts immer jeweils ein anderes Passwort einzusetzen ist. Da neben dem privaten Bereich auch im Forschungsumfeld viele Dienste genutzt werden, ist eine geeignete Passwortverwaltung auch an den Universitäten für Mitarbeiter und Studierende interessant.
Auf allen vom URZ administrierten Rechnern wird daher die Software KeePassX zur Nutzung bereitgestellt. Mit KeePassX können in einer passwortgeschützten und verschlüsselten Datenbank-Datei neben den Passwörtern auch viele weitere Informationen um die Passwörter gespeichert werden. Darunter zählen unter anderem der Login-Name, eine URL und Kommentare. Ein gewähltes Passwort wird bezüglich der Qualität beurteilt, und mit einem Passwortgenerator können schnell sichere Passwörter erzeugt werden. Da Passwörter regelmäßig geändert werden sollten, bietet die Software auch an, dass man ein Ablaufdatum festlegt. Über das Menü oder die Tastenkombination Strg+x lassen sich leicht alle abgelaufenen Passwörter anzeigen und erneuern.
Sehr hilfreich für die Verwaltung ist die Möglichkeit, Gruppen zu definieren und die Einträge mit Icons zu versehen. Zusätzlich wird eine schnelle Suche bereitgestellt. Über einen Doppelklick können aus der Übersichtstabelle in der Hauptansicht URLs im Browser geöffnet werden und Login-Namen sowie das Passwort für eine begrenzte Zeit in den Zwischenspeicher geladen werden. Dadurch fällt das umständliche Tippen von Passwörtern weg.
KeePassX ist in den öffentlichen Ausbildungspools installiert. Die Passwort-Datei kann gut im persönlichen AFS-Home-Verzeichnis gespeichert und dann von allen Pool-PCs aus genutzt werden.
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