Große Daten per E-Mail senden: Gar nicht schwer mit Sync ’n’ Share!

Warum verwenden wir eigentlich E-Mail, um größere Dokumente, Messdaten oder Programme an andere zu senden, oft auch an mehrere Empfänger? Ganz einfach: Weil wir wissen, wie das geht und es auch meistens funktioniert! Dabei ist das nicht immer die schlaueste Art, große Dateien anderen zur Verfügung zu stellen: Die Daten benötigen Speicherplatz bei allen Empfängern, dazu haben die meisten E-Mail-Server Größenbegrenzungen. Und wenn an Dokumenten gemeinsam gearbeitet wird, vervielfältigt sich das: Jeder ändert ein paar Zeilen und schickt alles wieder an alle. Wer behält da den Überblick, und wer löscht die großen E-Mails?

Hinzu kommt ein neues Problem: Mit dem erneuten Aufkommen von per E-Mail versendeter Schadsoftware haben auch wir an der TU Chemnitz die Prüfung von E-Mail-Anhängen verschärfen müssen. So werden sämtliche aktiven Inhalte (.exe, .bat usw., auch .js) selbst in gepackten Archiven, wie ZIP und ARJ, nicht mehr übermittelt. Zudem prüfen die Antiviren-Checker auch Office- und PDF-Inhalte, die jedoch manchmal auch falsch als schädlich eingestuft und nicht zugesendet werden. Was tun?

Benutzer von Webmail kennen eine Lösung bereits: Hängt hier der Sender eine Datei größer als 10 MBytes an, wird diese auf dem Server gespeichert. Die Empfänger erhalten einen (aus vielen, sehr schwer erratbaren Zeichen bestehenden) Link, über den sie die Datei herunterladen können. Die Daten stehen so übrigens maximal sechs Monate zur Verfügung.

Wer Webmail nicht benutzt, hat andere Möglichkeiten, denn wir haben mit Nextcloud eine Sync-and-Share-Plattform auch für diese Zwecke. Lesen Sie im Nutzungsszenario „Große E-Mail-Anhänge vermeiden“, wie es geht, und probieren Sie es aus unter https://box.tu-chemnitz.de. Momentan ist dies zwar nur für Mitarbeiter nutzbar, aber Weihnachten steht ja vor der Tür und mehr Speicher ist in Aussicht …

Integration ins E-Mail-Programm Thunderbird

Für Nutzer des E-Mail-Programms Thunderbird geht das noch ein bisschen einfacher. Man muss nur am Anfang die Verknüpfung zu unserem Sync-and-Share-Dienst herstellen. So geht’s:

  1. Ein App- und Gerätepasswort anlegen: Öffnen Sie im Webbrowser im Identitätsmanagement Ihre App- und Gerätepasswörter und klicken Sie auf „App- und Gerätepasswort hinzufügen“. Stellen Sie als Typ „Sync&Share (NextCloud)“ ein, als „Gerät“ zum Beispiel „Thunderbird Büro“, dann „Absenden“. Die nächste Webseite mit dem Passwort halten Sie bitte offen, siehe Schritt 3.
  2. Im Thunderbird müssen Sie zunächst eine Erweiterung, ein sogenanntes Add-on, installieren: Klicken Sie rechts oben auf das Menü-Symbol, weiter auf „Add-ons“. Hier suchen Sie nach „Nextcloud“, wählen „Nextcloud for Filelink“ und klicken auf „Installieren“, danach auf „Jetzt neu starten”.
  3. Nach dem Neustart von Thunderbird müssen wir die hoffnungsvolle Erweiterung noch konfigurieren. Klicken Sie auf Menü → Einstellungen → Einstellungen, hier im Punkt „Anhänge“ im Reiter „Versand“:
    Sie können zunächst die Dateigröße festlegen, ab der dieser alternative Versand verwendet wird. Starten Sie ruhig mit der eingestellten Größe von 5 MB. Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und wählen den Online-Speicherdienst „Nextcloud“. Im sich öffnenden Fenster stellen Sie nun das ein, was auf der Webseite aus Punkt 1 steht:

    • Serveradresse: https://box.tu-chemnitz.de/
    • Benutzername: ihrlogin@tu-chemnitz.de
    • Speicherpfad: Hier können Sie ggf. einen in Nextcloud angelegten Unterordner angeben.
    • Sie können ein Passwort für hochgeladene Dateien angeben – dies müssen dann aber alle Ihre Partner kennen, wenn diese Dateien herunterladen wollen, es ist auch später nicht änderbar. Lassen Sie das am besten leer.
    • Klicken Sie auf „Konto einrichten“. Sie werden nun nach dem Passwort für Nextcloud gefragt. Hier am einfachsten das Passwort auf der Webseite (Punkt 1) kopieren und einfügen.
Einrichtung von Nextcloud in Thunderbird

Die nötigen Schritte zur Einrichtung von Nextcloud in Thunderbird

Haben Sie das alles fehlerfrei geschafft, erscheint im Einstellungsfenster eine Übersicht über Ihren belegten und freien Sync-and-Share-Speicher.

Nun können Sie den Versand einer großen Datei testen, am besten erstmal an sich selbst. Hängen Sie eine Datei größer als den unter 3. angegeben Wert (Standard: 5 MB) als Anhang an, so erhalten Sie den Hinweis:

Thunderbird-Meldung bei großem anhangKlicken Sie auf „Filelink verwenden“, wird die Datei in Ihren Online-Speicher hochgeladen. Nach Abschluss sehen Sie im Mail-Inhalt die Meldung, die dann auch Ihr(e)  Empfänger erhalten:

Thunderbird meldet das Hochladen

Die Empfänger selbst können beliebige E-Mail-Programme verwenden. Zum Erhalt der Datei klicken diese auf den Link, der standardmäßig 14 Tage verfügbar ist. Beachten Sie, dass in Ihrem Postausgang die Datei auch nur per Link eingebunden ist. Sie finden die Datei in Ihrem Online-Speicher, z. B. im Webbrowser über https://box.tu-chemnitz.de. Hier können Sie die Datei direkt auch per E-Mail nochmals mit anderen teilen.

Weitere Hinweise erhalten Sie in der Online-Hilfe von Thunderbird.

Natürlich sind auch weiterhin alle Beteiligten dafür verantwortlich, geeignete Schutzmaßnahmen gegen Schadsoftware zu ergreifen und nur Anhänge herunterzuladen und zu öffnen, die sie auch erwarten. Fragen Sie im Zweifelsfall beim Absender nach.

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