Sync ’n’ Share löst WebDAV-Dateiaustauschdienst ab

Seit über sieben Jahren betreibt das URZ einen Dienst zum Austauschen von Dateien auf Basis des WebDAV-Protokolls (subversor.hrz.tu-chemnitz.de bzw. webdav.hrz.tu-chemnitz.de). Er diente dem Austausch von Dateien vor allem mit externen Projektpartnern und bot damit eine Alternative zu herumgereichten USB-Sticks und großen E-Mail-Anhängen.

2015 führte das Universitätsrechenzentrum parallel dazu einen Sync-and-Share-Dienst auf Basis von Nextcloud ein. Dieser ist deutlich leistungsfähiger und komfortabler als der Dateiaustauschdienst und kann darüber hinaus vollständig über den Webbrowser genutzt werden. Software-Clienten für die vollständige Integration ins Betriebssystem stehen kostenfrei für alle Plattformen zur Verfügung (Windows, Linux, MacOS, iOS, Android). Der Austausch von Dateien mit externen Projektpartnern gestaltet sich ebenfalls wesentlich einfacher, da einerseits der Registrierungszwang entfällt und anderseits die fehleranfällige Einrichtung von WebDAV-Clienten nicht mehr erforderlich ist. Der wesentlich modernere Sync-and-Share-Dienst löst damit den alten Dateiaustauschdienst ab, welcher zum 1. Dezember 2018 eingestellt wird. Bestehende Projekte bleiben bis zum Ende der beauftragten Projektlaufzeit erhalten und können bis Ende November 2018 wie gewohnt genutzt werden. Eine Verlängerung darüber hinaus ist nicht möglich.

Neue Projekte können nur noch bis 31. Oktober 2017 angelegt werden.

Wie können die Daten aus dem Dateiaustauschdienst in den Sync-and-Share-Dienst überführt werden?

Zunächst legen Sie bitte im IdM-Portal für die Teilnehmer des Projektes mindestens eine Gruppe an. Wählen Sie bei der Gruppe unter Zielsysteme dann Nextcloud aus. Fügen Sie dann die Projektnutzer (inklusive sich selbst) zur Gruppe hinzu.

Danach legen Sie im IdM-Portal für das Projekt ein neues TUCcloud-Projekt an. Als schreibberechtigte Gruppe geben Sie die soeben angelegte IdM-Gruppe an. Falls noch nicht erfolgt, installieren und konfigurieren Sie im Anschluss den Nextcloud-Sync-Klienten. Die Synchronisation des Projektordners muss dabei separat im Sync-Klient aktiviert werden. Nach erfolgreicher Synchronisation befindet sich nun das neu angelegte (leere) TUCcloud-Projektverzeichnis auf Ihrer lokalen Festplatte. Weitere Informationen zu TUCcloud-Projektverzeichnissen und Hinweise zur Konfiguration des Sync-Klienten und IdM-Gruppen finden Sie auf unseren Webseiten.

Jetzt können Sie einfach den WebDAV-Ordner wie gewohnt öffnen und sämtliche Daten daraus in das soeben angelegte TUCcloud-Projektverzeichnis kopieren. Der Nextcloud-Sync-Client wird dann alle Daten wieder zur TUCcloud hochladen.

Jetzt können alle Projektteilnehmer an der TU-Chemnitz auf den Projektordner zugreifen.

Hinweis: Vergessen Sie nicht, allen Benutzern den Schreibzugriff auf das alte WebDAV-Projekt zu entziehen. Dadurch vermeiden Sie, dass Nutzer den alten Dienst eventuell noch weiternutzen.

Wie können Projektordner mit externen Partnern geteilt werden?

Ein entscheidender Vorteil von TUCcloud-Projektordnern gegenüber dem Dateiaustauschdienst ist, dass die externe Partner keinen Account mehr zum Zugriff auf die Daten benötigen. Sie können die Inhalte des Projektordners (oder Unterordner) einfach über die Freigabe-Funktion der TUCcloud mit externen Partnern teilen, und dabei die Art des Zugriffs einstellen (Lese- oder Schreibzugriff).

Bei der Freigabe an externe Partner empfehlen wir, direkt die Mailadresse der jeweiligen Personen in der Freigabeoberfläche der TUCcloud einzutragen. Die Funktion zur Freigabe per Link empfehlen wir dafür nicht, weil Sie dadurch schnell den Überblick verlieren, wer alles auf die Daten zugreift.

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