Neu bei Sync ’n’ Share: Projektverzeichnisse

Der Sync-and-Share-Dienst ermöglicht es, auf einfache Art und Weise Dateien mit Kollegen, Projektpartnern oder Kommilitonen zu teilen. Die geteilten Daten sind dabei normalerweise immer an ein konkretes Nutzerkonto und damit eine Person gebunden.

Wird der Sync-and-Share-Dienst auch zur Organisation von Projektgruppen verwendet, ist es häufig wünschenswert, personenunabhängigen Speicher zur Verfügung zu stellen. Nur so kann gewährleistet werden, dass bei sich ändernden Projektteilnehmern der Speicher weiterhin allen Beteiligten zur Verfügung steht. Um Projektgruppen und Professuren zu unterstützen, besteht ab sofort die Möglichkeit, solchen projektspezifischen Speicher über das IdM-Portal zu bestellen. Dieser Speicher wird nicht an eine bestimmte Person gebunden, sondern an Gruppen, die ebenfalls über das IdM-Portal angelegt und verwaltet werden können. Auch die Vergabe von Zugriffsrechten erfolgt über IdM-Gruppen und nicht an einzelne Nutzer.

Um ein neues Projektverzeichnis im Sync-and-Share-Dienst anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Legen Sie im IdM-Portal eine Gruppe an, die verantwortlich für das Projektverzeichnis sein soll. Aktivieren Sie für diese Gruppe unbedingt die Option Nextcloud unter Zielsysteme. In die Gruppe fügen Sie alle Nutzer als Mitglieder hinzu, die später im Projektverzeichnis administrative Rechte haben sollen (z. B. Verlängerung der Ressource, Ändern von Quota und Erzeugen von Freigabelinks). Sebstverständlich können Sie auch eine bereits bestehende Gruppe (z. B. grp:professurxy-admins) zur Verwaltung nutzen.
  2. Beauftragen Sie im IdM-Portal ein neues Projektverzeichnis für Sync ’n’ Share. Beachten Sie bei der Angabe der Struktureinheit bitte, dass der beauftragte Speicherplatz mit in die Berechnung des Speicher-Freikontingents der angegebenen Kostenstelle einfließt und damit bei Überschreitung des Freikontingents abgerechnet wird.
  3. Legen Sie im IdM-Portal fest, welche Benutzergruppen Zugang zum Projekt haben dürfen. Dazu wählen Sie in der Übersicht des Projektverzeichnisses die Option Zugriff für Projektverzeichnis verwalten, woraufhin folgende Oberfläche erscheint:
  4. In der Oberfläche Zugriff für Projektverzeichnis verwalten tragen Sie den Namen der Gruppe, die Sie im ersten Schritt angelegt haben, als Gruppe mit Vollzugriff ein. Wenn Sie weitere Gruppen berechtigen möchten, können Sie diese auch mit der gewünschten Berechtigungsstufe eintragen. Sie können jede beliebige IdM-Gruppe eintragen, sofern für die jeweilige Gruppe die Option Nextcloud in den Einstellungen für Zielsysteme gewählt ist.
  5. Zum Abschluss übergeben Sie im IdM-Portal noch die Verantwortung für das Sync-and-Share-Projektverzeichnis der Gruppe, die Sie im ersten Schritt angelegt haben. Wie gewohnt erfolgt das über die Option Ressourcenverantwortlichen hinzufügen. Die Übergabe der Ressource an eine Gruppe ist unbedingt zu empfehlen, damit die Verwaltung des Projektverzeichnisses (Verlängerung, Quota ändern, andere Gruppen berechtigen) im Vertretungsfall auch durch andere Personen erfolgen kann.
  6. Jetzt können Sie das Projektverzeichnis im Sync-and-Share-Dienst nutzen. Alle Nutzer, die Sie über eine IdM-Gruppe berechtigt haben, sehen das Projektverzeichnis nun als weiteren Ordner in der Nextcloud-Benutzeroberfläche. Auch im Sync-Client erscheint das Projektverzeichnis, wobei die Synchronisation des Projektordners explizit in den Einstellungen aktiviert werden muss.

Weiterführende Informationen zu den Sync-and-Share-Projektverzeichnissen finden Sie auf unserer Webseite.

Achtung: Die Wiederherstellung von gelöschten Daten im Sync-and-Share-Dienst (Schnappschuss-Wiederherstellung) steht während der Pilotphase noch nicht für die Projektverzeichnisse zur Verfügung.

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