Die Adventszeit ist geprägt von Vorfreude und Neugier, welche Überraschungen wohl unter dem Weihnachtsbaum liegen werden. Wir können bereits heute ein solches Geheimnis lüften … zumindest was das Dienstespektrum des URZ angeht. Interessierten Nutzern ist es nicht verborgen geblieben: Wir können nun den Overleaf-Dienst des URZ für den Produktivbetrieb freigeben.
Was ist Overleaf?
Bei Overleaf handelt es sich um einen mehrbenutzerfähigen Editor für LaTeX-Dokumente. Dies bedeutet, dass mehrere Personen gleichzeitig an ein und demselben LaTeX-Dokument arbeiten können. Gerade im Bereich der Forschung ermöglicht diese Art der Zusammenarbeit effiziente Prozesse bei der Erstellung wissenschaftlicher Veröffentlichungen.
Der Dienst ist unter https://overleaf.hrz.tu-chemnitz.de/ erreichbar.
Welche Funktionen bietet Overleaf?
Zum Einsatz kommt die sogenannte Community Edition von Overleaf, die unter einen Open-Source-Lizenz entwickelt wird. Wir haben diese Community-Version um folgende Zusatzfunktionen erweitert:
- Installation der vollständigen LaTeX-Paketmenge
- Installation der Corporate-Design-Pakete der TU Chemnitz
- Integration des Dienstes in das Identity Management des URZ durch Anbindung an das Web-Trust-Center
- Umsetzung eines Archivierungskonzepts für abgeschlossene LaTeX-Projekte
Wer kann Overleaf nutzen?
Die Nutzung steht allen Personen mit gültigem URZ-Account offen. Zudem können sogenannte Gastnutzer für Web-Dienste eingerichtet werden, um z. B. mit Forschungspartnern außerhalb der TU Chemnitz gemeinsam an Veröffentlichungen zu arbeiten. Für die Nutzung fallen keine Lizenzkosten oder dergleichen an.
Was sind die Grenzen von Overleaf?
Neben der Community Edition gibt es mit „Overleaf Server Pro“ auch eine kommerziell vertriebene Version von Overleaf, die mehr Features bietet. Aufgrund der Lizenzkosten kommt diese Version bei uns nicht zum Einsatz und Features wie die Verwaltung zentraler Dokumentvorlagen oder die Integration in Versionsverwaltungs- und Speicherdienste (Git, DropBox, etc.) sind nicht darstellbar.
Ferner haben wir Overleaf nicht als Speicherdienst konzipiert, sondern als reine Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Somit ist keine nutzerbezogene Kontingentierung der Speicherressourcen notwendig. Dies bedeutet, dass LaTeX-Projekte, die länger als ein Jahr nicht mehr bearbeitet wurden, automatisch archiviert werden. Sobald ein Projekt archiviert wurde, werden die Autorinnen und Autoren darüber per E-Mail informiert. Es besteht dann noch für 31 Tage die Möglichkeit, das Projekt herunterzuladen und händisch in anderen Speicherdiensten (z. B. GitLab, TUCcloud, Home- bzw. Projektverzeichnis) abzulegen. Nicht allzu große LaTeX-Projekte werden sogar automatisch als Anhang zur Benachrichtungsmail versandt.
Was passiert mit den Daten auf dem bisherigen ShareLaTeX-Server?
Unter https://sharelatex.hrz.tu-chemnitz.de/ betrieb das URZ bisher einen ShareLaTeX-Server im Rahmen eines längeren Erprobungsbetriebs. Bei ShareLaTeX handelt es sich um eine frühe Version von Overleaf. Dieser Dienst war nur wenigen Pilotnutzerinnen und -nutzern bekannt, da wir nicht den Service-Level bietet konnten, den wir für URZ-Dienste anstreben. Dennoch hat sich dieses Angebot durch Mundpropaganda herumgesprochen und eine beachtliche Nutzermenge gefunden. Eine Übernahme der Altdaten ist jedoch nicht mit vertretbarem Aufwand möglich, da der Versionssprung zu groß ist. Wir fordern daher alle Nutzer des bisherigen ShareLaTeX-Servers auf, ihre Projekte bis spätestens 31. März 2024 manuell als ZIP-Datei herunterzuladen und geeignet zu archivieren oder als neues Projekt auf den neuen Overleaf-Server hochzuladen. Nach der oben genannten Frist wird der alte ShareLaTeX-Server außer Betrieb genommen.
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